출처: 행정안전부
「행정기관의 전자문서시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-29호, 2024.4.15.) 요약한 글입니다. 출처는 행정안전부이며 「행정기관의 전자문서시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-29호, 2024.4.15.)에 대한 글을 다루고 있습니다. 「행정기관의 전자문서시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-29호, 2024.4.15.) 내용에 대한 전문이 필요하신 분은 하단으로 가시면 「행정기관의 전자문서시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-29호, 2024.4.15.) 다운로드 및 확인하실 수 있습니다.
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「행정기관의 전자문서시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-29호, 2024.4.15.)
제정일 1996년 11월 1일
개정일 2024년 4월 15일
행정기관의 전자문서시스템 규격
<행정안전부 고시 제2024-29호, 2024. 4. 15.>
2024. 4.
행 정 안 전 부
목 차
제1장 일반사항··· 1
1. 목적··· 1
2. 적용대상 및 범위··· 1
3. 근거··· 1
4. 규격(표준) 관리 주체··· 1
5. 규격(표준) 관리 방안··· 1
6. 용어정의··· 2
제2장 전자문서시스템 규격··· 4
Ⅰ. 전자문서시스템의 기능··· 4
1. 전자결재 기능··· 4
2. 전자문서유통 기능··· 11
3. 전자문서관리 기능··· 15
4. 전자우편 기능··· 21
5. 전자게시판 기능··· 25
6. 시스템 운영․관리 기능(관리자 기능)··· 28
Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격··· 33
1. 생산현황보고 및 이관시 Data 목록··· 33
2. 생산현황보고 및 이관시 Data 표준규격··· 36
3. 분류기준표 송수신 Data 규격··· 40
4. 공통적용사항··· 46
제3장 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 연계표준··· 47
Ⅰ. 연계표준 개요··· 47
1. 용도에 따른 분류··· 47
2. 접속방식에 따른 분류··· 48
Ⅱ. 전송용통합파일(연계) 표준··· 50
1. 전송용통합파일(연계) 형식··· 50
2. 전자문서연계 방식의 전송용통합파일 Schema/DTD··· 51
3. 전자결재연계 방식의 전송용통합파일 Schema/DTD··· 63
4. 전자결재연계 방식의 연계본문 DTD(exchange.dtd)··· 70
5. 전송용통합파일 명명규칙 및 생성··· 83
Ⅲ. 정부전자문서유통지원센터 연계 구성··· 89
1. 연계시스템 구성도··· 89
2. 연계 구현방식··· 90
3. 연계시스템 기능··· 91
제4장 기 타··· 103
<< 붙 임 >> ··· 104
제1장 일반사항
1. 목적
정부의 행정능률을 향상시키고, 전자문서에 의한 문서관리체계의 정착을 위해 각 행정기관에서 사용할 전자문서시스템으로서 필요한 기능 및 행정정보시스템과 표준 전자문서시스템 간에 원활한 연계가 가능하도록 필요한 기능 등을 정의하는데 목적이 있다.
2. 적용대상 및 범위
본 규격(표준)은 시스템 개발자가 정부 내 각 행정기관에서 사용할 전자문서시스템을 개발할 때 또는 각 행정기관에서 전자문서시스템을 도입하고자 할 때 적용이 가능하며, 각급 행정기관에서 구축․운영 중인 정부용 표준 전자문서시스템과 행정정보시스템을 대상으로 한다.
3. 근거
○ 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정
○ 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙
○ 전자정부법 및 동법 시행령
○ 공공기록물 관리에 관한 법률
○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령
○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙
○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률
○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행령
○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행규칙
○ 정부 전자문서 유통 표준(행정안전부 고시)
○ 행정기관의 업무관리시스템 규격(행정안전부 고시)
○ 기타 정보통신 관련 표준
4. 규격(표준) 관리 주체
본 규격(표준)은 행정안전부에서 유지․관리한다.
5. 규격(표준) 관리 방안
○ 관련 법령의 개정, 행정업무의 변화 또는 기술의 발전 등으로 인해 본 규격(표준)의 개정이 필요할 경우 개정 발의자는 행정안전부에 개정을 요청하고, 이에 대해 행정안전부는 개정의 필요성과 타당성에 대해 전문기술지원기관 등으로 하여금 연구를 수행하게 하고, 개정(안)을 마련하여 관련 기관의 의견 수렴을 거쳐 개정․고시한다.
○ 행정안전부장관은 「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대하여 2024년 7월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 6월 30일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.
6. 용어정의
용 어
용어정의
행정정보시스템
행정기관이 행정정보를 생산․수집․가공․저장․검색․제공․송신 ․수신 및 활용하기 위한 하드웨어․소프트웨어․데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템
전자문서시스템
문서의 기안․검토․협조․결재․등록․시행․분류․편철․보관․ 보존․이관․접수․배부․공람․검색․활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템
업무관리시스템
행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템
전자문서연계
- 전자문서시스템과 행정정보시스템간 행정정보를 전송하기 위해 정부전자문서유통지원센터(이하 “전자문서유통센터”라 한다)의 연계센터 또는 연⋅중계클라이언트를 이용하는 연계방식의 통칭
- 전자문서시스템에서 생산한 문서정보, 결재정보, 문서대장정보 등을 행정정보시스템과 공유하기 위한 연계방식
- 전자결재연계를 포함함
전자결재연계
전자문서연계 방식중 한가지이며, 행정정보시스템의 행정정보를 전자문서시스템의 전자결재 기능과 연동하여 처리하는 연계방식
연계본문
- 전자문서 연계를 위한 주요 연계정보를 정의한 문서
- 전자문서시스템과 행정정보시스템 상호간 합의하여 정의하여야 하며, 생략가능
- 전자결재연계인 경우에는 exchange.dtd를 사용해야 함
연계첨부
행정정보시스템에서 생산한 행정정보, 전자문서시스템의 문서 및 문서정보를 연계할 대상시스템에 제공할 수 있도록 생성한 파일
- 전자결재연계의 경우에는 행정정보문서와 일반첨부문서로 구분됨
- 전자결재연계의 경우, 연계첨부는 전자문서시스템에서 해당문서의 첨부파일로 처리됨
행정전자서명
기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증기관으로부터 인증을 받은 것
대용량 별송 시스템
중계시스템을 통해 유통되는 파일의 용량을 확대하기 위해 대용량 파일을 별도의 서버를 통해 송ㆍ수신하는 시스템
연계시스템
시스템 간의 정보 연계를 위해 전자문서유통센터에서 운영하는 연계센터 및 각 기관에 배포⋅설치된 연⋅중계클라이언트와 연계에이전트를 통칭함
연계센터
전자문서유통센터에서 운영하는 서버에 탑재되어 전송된 정보의 연계를 처리하는 시스템을 통칭함
연⋅중계클라이언트
각 기관에 설치되어 전자문서유통센터와 행정정보시스템 또는 전자문서시스템 간에 송수신되는 연·중계 문서를 전담하여 처리하는 전용 프로그램
연계클라이언트
연⋅중계클라이언트 중에서 연계 기능만을 전담하는 프로그램을 지칭함
연계에이전트
각 기관의 행정정보시스템 또는 전자문서시스템이 설치된 서버에 탑재되어 정보 연계에 관련된 기능을 담당하는 데몬(daemon) 프로그램
제2장 전자문서시스템 규격
Ⅰ. 전자문서시스템의 기능
○ 전자공문서의 생산, 결재, 유통, 분류 및 편철
○ 자료관(기록관)으로 이관 전 전자공문서의 보관․검색 및 활용
○ 자료관(기록관)으로 전자공문서 이관
1. 전자결재 기능
가. 문서 작성․기안
1) 서식 작성․지정
행정기관에서 사용하는 기안문(시행문 겸용)과 간이기안문(내부결재문)을 기본적으로 제공해야 하며(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제3조), 일반적으로 많이 사용하는 서식 등을 자체편집기(별도의 폼제너레이터 포함) 또는 XML 편집기 등을 사용하여 작성하고, 지정하는 기능을 제공해야 함.
※ 기안문(시행문 겸용)이란 행정기관에서 주로 사용하는 통합서식을 말함.
2) 전자문서의 구성
가) 일반기안문(시행문 겸용) (별지 제1호서식)
일반기안문(시행문 겸용)을 두문․본문 및 결문(또는 두문․본문․결문 및 붙임)으로 구성하는 기능을 제공하여야 함
※ 이 경우 본문은 제목․내용 및 붙임으로 하는 것을 원칙으로 하며, 전자문서인 경우에는 본문은 제목․내용 및 붙임으로 하거나 제목 및 내용으로 할 수 있음
나) 간이기안문(별지 제2호서식)
왼쪽 상단에 위치한 문서등록의 표시(등록번호, 등록일, 결재일 및 공개 구분), 오른쪽 상단에 위치한 결재란의 표시(기안자, 검토자, 협조자, 결재권자), 제목, 요약설명문의 표시, 작성기관의 표시(아래 중앙)를 할 수 있는 기능을 제공
※ 간이기안문은 내부적으로 결재하는 문서에만 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없음
3) 지정서식 불러오기
이미 지정한 서식을 불러오는 기능을 제공해야 함.
4) 등급 지정․변경
문서 등급에 따라 접근자의 범위 및 문서의 보기권한을 지정하는 기능 및 문서 작성 시 지정한 보안등급과 다른 등급으로 지정할 필요가 있는 경우, 기안자, 검토자 또는 결재권자가 등급을 조정할 수 있도록 하는 기능을 제공할 수 있음(공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 1항)
5) 등록번호 지정(문서번호)
사용자가 생산부서명을 선택하거나 시스템에서 자동 부여하는 기능을 제공해야 함.
※ 생산부서명과 처리기관코드 7자리와는 내부적으로는 상호연계 되어야 함.
6) 수신자 지정
수신자와 참조를 한란에 같이 표시하여야 하며, 수신자가 많은 경우에 한하여 발신명의의 왼쪽 아래에 수신자를 표시하여야 함.
7) 공개구분 표시
공개구분란에 기안자, 검토자 또는 결재권자의 지정에 의해 공개, 부분공개, 비공개로 표시할 수 있는 기능을 제공하여야 하고, 부분공개, 비공개인 경우에는 비공개 사유(공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 각호) 구분번호를 선택하여 ( )안에 표시할 수 있도록 하여야 함(복수 선택 가능). (공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제18조)
‘부분공개’를 선택 시 붙임 파일별로 공개여부를 선택할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한, 목록(문서 제목)에 비공개 사유가 포함되는 경우에는 목록을 공개할 수 있도록 하여야 한다.
8) 제목 작성
작성한 문서의 제목을 정하는 기능을 제공해야 함.
9) 본문 작성
새로운 문서를 작성하거나 기존에 작성된 문서의 내용을 바꿀 수 있는 기능으로 수정, 삭제 및 복사 등의 기능을 제공해야 함.
10) 문서 인쇄
작성한 문서를 인쇄하는 기능을 제공해야 함.
11) 문서 첨부
문서 작성시 한 개의 문서 내용에 여러 개의 파일을 첨부하여 상신할 수 있게 하는 기능을 제공해야 하며, 첨부할 수 있는 파일로는 아스키 텍스트와 이진 파일, 이미지파일 등 다양한 형태의 파일첨부도 가능해야 함.
12) 문서 임시보관․호출
작성 중인 문서를 임시 보관하는 기능 및 보관된 문서를 호출하여 문서 작성 시 이용할 수 있는 기능을 제공해야 함.
13) 사용자 인증
비밀번호, 또는 지문인식과 스마트카드 등의 방법으로 보안 및 사용자 인증에 필요한 기능을 제공하여야 함. 스마트 카드를 이용한 사용자 인증은 “행정기관 IC카드 표준규격(행정안전부)”을 적용함.
14) 요약문 첨부
작성한 문서의 부가설명 또는 요약문을 첨부할 수 있는 기능을 제공해야 함.
15) 내용 검사
문서 작성 시 문서의 철자오류 검사, 한자로 변환하는 기능 등을 제공할 수 있음.
16) 긴급결재 표시
긴급히 처리할 문서에 긴급 결재를 표시하는 기능을 제공하여야 함.
17) 외국어 입력
영어, 일본어, 러시아어 등 외국어를 입력하는 기능을 제공할 수 있음.
18) 우편번호 검색 기능 및 주소입력기능
민원인에게 민원회신 문서를 발신할 경우 우편번호 검색을 통한 주소입력 기능을 제공하여야 함.
19) 국제표준시각으로 동기화기능
행정전자서명 인증서 검증의 기준시점 등에 활용가능 하도록 국제표준시각으로 동기화 하는 기능을 제공하여야 함.
20) 간이기안문(내부 결재문) 및 시행문서 구분 표시
기안문(시행문 겸용)에서 간이기안문(내부 결재문) 및 시행문서인지를 구별할 수 있는 기능을 제공하여야 함.
21) 주요문서의 보안 강화
주요문서의 작성 및 결재단계에서 정보유출 방지 또는 암호화 등의 보안을 강화할 수 있는 기능을 제공 할 수 있음.
22) 발의자 표시
기안자, 검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란에 발의자 항목을 표시 및 관리할 수 있어야 함.
23) 지식관리시스템 등과의 연계
결재 완료된 문서를 지식관리시스템이나 인터넷홈페이지 등으로 문서내용이나 문서의 제목을 전송하는 기능을 제공할 수 있음.
나. 결재 및 분류, 편철
1) 결재문서도착 알림
검토․협조․결재할 문서가 도착되었다는 것을 검토자․협조자 또는 결재권자가 알 수 있도록 하는 기능을 제공해야 하며, 검토자․협조자 또는 결재권자가 도착된 문서를 동시 볼 수 있도록 하는 기능을 제공해야 하며, 우선적으로 처리해야할 긴급 결재 문서를 알리는 기능을 따로 제공할 수 있음.
2) 결재선 지정․수정
결재를 받아야 하는 결재선을 단계별로 지정하거나 지정된 결재선을 기안자, 검토자 또는 결재권자가 수정하는 기능을 제공해야 함.
※ 결재선지정시 결재단계가 3단계 초과되면 초과되었음을 알려주는 기능을 제공하여야 함. 결재단계는 기안자를 제외한 검토자와 결재권자의 단계수를 말함.
3) 결재처리[결재, 반려, 전결, 대결]
결재자가 결재암호 입력에 의한 서명을 함으로써 결재를 처리하는 것으로 다음과 같은 기능을 제공해야 함.(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제10조, 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제7조) 이 때 전결 시 전결하는 자의 서명란에 전결을 표시하고 서명하고, 대결 시 원래의 전결하는 자의 서명란에 전결 표시를 하고 대결하는 자의 서명란에 대결표시를 하고 서명하는 기능을 제공해야 함. 단, 전결자가 없을 경우에는 대결하는 자의 서명란에 대결표시를 하고 서명하는 기능을 제공해야 함.
※ 첨부서식에 관인날인이 있는 경우 첨부물에 관인을 날인할 수 있는 기능을 제공해야 함.
○ 결재 : 기안자가 올린 문서를 결재권자가 서명하는 것.
○ 반려 : 기안자가 올린 문서에 대하여 결재를 하지 않고 되돌려 보내는 것과 기안자는 이에 대하여 재상신하는 것.
○ 전결 : 위임전결규정 또는 사무전결처리 규칙에 따라 행정기관의 장으로부터 결재권을 위임받은 자가 결재를 하는 것.
○ 대결 : 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에 그 직무를 대리하는 자(그 권한 또는 직무를 대행하는 자를 포함한다)가 대신 결재하되, 내용이 중요한 문서에 대해서는 그 결재권자에게 사후에 보고하는 것.
4) 직위(직급)에 의한 결재 표시
결재선상에 있는 자가 서명란에 전자이미지서명 또는 전자문자서명에 의해 서명하는 기능을 제공하여야 하며, 직위(직급)정보를 표시하여야 함. 또한 결재선상에 있는 자가 서명 시 서명일시 정보를 관리하여야 함
※ 현 품의제도 하에서는 행정전자서명을 적용하지 않음.
5) 결재순서에 따른 문서의 자동전송
기안을 한 경우에 문서가 결재선을 따라 다음 검토자․협조자 및 결재권자에게 자동적으로 전달되는 기능을 제공해야 함.
6) 결재 진행상태 조회
기안자가 결재를 올린 후 결재문서에 대한 결재진행 상태를 조회하는 기능을 제공해야 하며, 결재진행중 수정된 정보도 함께 제공해야 함.
7) 분류 및 기록물철 지정/수정
결재완료된 문서에 대해서 기록관에서 제공된 기록물분류기준표를 검색하여 단위 업무코드를 지정하고, 지정된 단위업무코드의 하위 기록물철 목록을 조회하여 결재완료된 문서가 등록시 자동편철될 기록물철을 지정할 수 있는 기능을 제공해야 함. 또한, 편철된 기록물철 분류번호는 기록물정리 기간의 편철확정 전까지는 재편철할 수 있는 기능을 제공해야 함.
8) 기록물철 생성 (기록물 등록대장)
기록물분류기준표를 검색하여 단위업무코드를 지정하고, 지정된 단위업무코드의 하위 기록물철(처리과코드+단위업무코드+기록물철연번)을 생성할 수 있는 기능을 제공해야 함.(기록물철 등록 후 편철에 활용할 수 있도록 함.)
편철양이 기준량을 초과할 경우에는 권호수를 추가하여 편철할 수 있도록 기능을 제공하여야 함. (처리과기관코드+단위업무코드+기록물철연번+권호수)
※ 권호수는 추가되는 권호수의 일련번호를 기입함. 기록물철에 편철되는 기록물의 유형이 다를 경우에는 별도로 등록하여 기록물철연번을 생성하여야 함.
9) 결재문서 및 반려문서의 편철 후 등록
문서가 편철될 기록물철을 지정한 후 결재완료 후 등록대장에 결재문서가 등록되고, 등록번호가 부여되어야 함. 반려된 문서중 수정후 재기안한 문서를 제외한 중요하다고 판단되는 문서의 경우에는 기안자가 확인후 등록대장에 등록할 수 있어야 함.
※ 반려문서 대장등록시 반려권자를 결재권자로 표시하고, 반려유무를 기재
10) 기록물분류기준표 갱신
기록물분류기준표가 수정되었을 경우 전자문서시스템은 자료관시스템의 기록물 분류 기준표관리 Module로부터 최신의 기록물분류기준표를 Down받아 시스템에 반영시킬 수 있는 기능을 제공해야 함.
11) 문서회수 및 처리
기안자가 결재상신 후 최종결재권자가 결재 완료 전 문서 내용에 오류 등을 발견하였을 경우 문서를 회수하여 처리할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 기안자위 상위 검토자․협조자․결재권자의 검토․협조․결재가 진행 중에도 상위 검토자․결재권자는 반려처리 할 수 있다.
12) 결재문서 수정
결재 중에 문서의 일부분을 수정할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 수정전의 문서는 이를 보존하고 이력으로 남겨서 관리할 수 있는 기능을 제공해야 함.(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제17조)
13) 의견 첨부
결재본문 마지막 부분에 의견 개진 내용 등을 작성 후 서명 시 서명란에 의견첨부 표시 후 서명하는 기능을 제공해야 함.
14) 의견 조회
결재 또는 반려문서에 의견이 작성되면, 의견작성 여부를 조회하는 기능을 제공해야 함.
15) 첨부문서 보기
결재문서와 함께 첨부된 문서를 열람․인쇄하는 기능을 제공해야 함.
16) 미결문서 현황
결재하지 않은 문서의 목록을 열람할 수 있는 기능을 제공해야 함.
17) 결재처리 보류
결재의 처리를 보류할 수 있는 기능을 제공해야 함.
18) 문서의 수정이력 관리
검토시 수정된 내용에 대한 정보 및 이력을 관리하는 기능을 제공해야함. (일시, 수정자, 수정전문서 등에 대한 정보 포함)
19) 결재완료시 기안자 통보 기능
결재가 완료된 경우 기안문(시행문 겸용) 상신시에 지정한 내부결재 및 시행문서 지정에 의거하여 시행문서의 경우는 기안자가 결재완료된 문서를 확인하고, 문서수발자에게 발송의뢰를 할 수 있는 기능을 제공하여야 함.
2. 전자문서유통 기능
가. 문서 발송
1) 발송
결재가 끝난 문서는 기안자가 확인을 한 후 문서 수발자 또는 기안자가 지정한 수신자로 보내는 기능을 제공해야 하며 관인(전자이미지관인, 전자관인)날인 및 서명 후 전송 등의 과정을 포함함.
※ 행정기관이 아닌 자(민원인, 법인, 단체, 입법기관, 사법기관 등)에 발송할 경우도 동일한 양식으로 발송하여야 함.
수신자가 기관이 아닌 개인일 경우 각각의 수신자별로 시행문서를 작성하여 전송할 수 있는 기능을 제공해야 함.
※ 개인정보보호 등을 위해 한 사람의 수신자만 표기될 수 있는 기능
2) 재발송
문서 전송시에 정상적으로 전송되지 않았을 경우에 전체 및 수신자별로 문서수발자 또는 기안자가 재전송하는 기능을 제공해야 함.
3) 문서내용의 무결성
대외문서 발송시 전자관인 등을 이용하여 문서의 내용이 변조되지 않도록 하는 기능을 제공해야 함.
4) 관인 및 서명
전자관인을 통하여 문서를 발송한 행정기관 또는 보조기관, 보좌기관의 신원을 확인하는 기능을 제공해야 하며, 보조기관 또는 보좌기관간에 발신하는 문서에 대해서는 전자이미지서명 또는 전자문자서명을 표시하는 기능을 제공해야 함.
5) 단순 공문서 게시
행정기관의 장이 소속공무원 또는 소속기관에 단순 지시, 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 발송문서를 전자문서시스템의 게시판 등을 통하여 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 보므로(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제9조 2항), 이와 같이 기관 내 전자게시판에 시행할 수 있는 기능이 제공되어야 하며, 이때 수신기관(보조기관)에서는 게시된 문서를 열람할 수 있어야 함
6) 추가발송
이미 발송한 문서의 수신자를 변경하거나 추가한 후 처리과의 장의 승인을 받아 다시 발송할 수 있는 기능을 제공해야 함.(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제15조 4항)
※ 추가 발송하는 경우 기존문서의 본문은 수정하지 않고 수신처 등 갱신
7) 별송 기능(선택)
유통되는 파일의 용량의 제약을 해소하기 위해 첨부파일을 관련 API를 통해 대용량 별송시스템으로 전송하고, 파일의 URL 정보를 받아서 전송용 통합파일에 HTML의 Link 정보를 포함할 수 있다.
※ 대용량 별송서비스 사용 시 첨부파일 생성과 관련하여 “정부 전자문서유통 표준” ‘<붙임6> 대용량 첨부파일 정보를 포함한 전송용 통합파일 생성’을 참고.
※ 대용량 별송을 이용하는 첨부파일의 크기는 “정부전자문서유통지원센터 운영ㆍ관리지침”에 따른다.
※ 수신기관의 대용량 별송 첨부파일 보관에 대한 사항은 국가기록원 “기록물관리 지침”에 따른다.
나. 문서 접수
1) 문서도착 알림
새로운 문서가 도착되면 새로운 문서가 도착되었음을 알려주는 기능을 제공해야 함.
2) 배부․접수
문서과에서 문서를 받으면 접수일시를 문서에 기입후 기록물배부대장에 등록하고 해당 처리과로 보내는 기능을 제공해야 하며, 해당 처리과는 문서과로부터 배부받은 문서에 접수등록번호가 입력되는 기능을 제공해야 함. 처리과에서 직접 접수하는 문서는 접수일시와 접수등록번호가 모두 입력되는 기능을 제공해야 하며, 이때, 접수담당자는 업무담당자를 지정하여 배부하는 기능을 제공하고, 문서를 배부받은 담당자가 올바르지 않을 경우 이를 접수담당자에게 반송하고 접수담당자가 다시 올바른 업무담당자에게로 재배부하는 기능을 제공해야 함.
접수등록번호 = 처리기관코드 7자리+연도별일련번호 (생산등록번호와 동일)
배부번호 = 연도별 배부일련번호
3) 접수문서 분류 및 등록․편철기능
접수문서 접수시 기록물철 정보에 따라 분류등록을 할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 분류편철을 통한 접수문서에 대해서 지정된 기록물등록대장에 저장하는 기능을 제공해야 함. 접수완료 후에도 문서정리 기간까지는 분류등록 사항을 변경할 수 있는 기능을 제공해야 함.
4) 접수문서 보호
접수문서의 본문 및 결문 내용 중 그 일부를 추출하거나 편집할 수 없도록 하는 기능을 제공해야 함.
5) 반송․재배부․이송
접수문서가 형식상의 흠이 있거나 소관에 속하지 않는 경우에 반송, 이송 또는 재배부 할 수 있는 기능을 제공해야 함.(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제16조)
○ 반송 : 행정기관의 장 또는 행정기관은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 반송문서의 생산등록번호, 시행일자, 제목과 반송사유를 명시하여 발신 행정기관의 장 또는 행정기관에 반송할 수 있음
○ 재배부 : 반송처리된 문서를 재배부
- 문서과에서는 처리과에서부터 반송되어온 문서를 즉시 재배부하되, 문서과의 장이 지정하는 처리과로 보내야 함.
- 처리과는 문서과로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체 없이 문서과에 반송하여야 함. (배부받은 문서에 대한 처리과 반송시에는 반송사유만을 명시하여 접수처리 없이 문서과로 반송)
○ 이송 : 행정기관의 장 또는 행정기관은 접수한 문서가 다른 기관의 소관 사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 소관기관의 장 또는 소관기관에 이송하여야 하며, 기관내 처리과의 이송 처리 기능도 제공하여야 함
6) 경유문서 처리
경유기관에서 경유문서를 접수한 때에는 접수절차를 거친 후 이를 검토하여 의견이 있는 때에는 의견을 달아 경유기관의 장의 명의로 다른 경유기관의 장 또는 최종 수신자에게 이송하되, 경유문서를 붙여 이송하는 기능을 제공하여야함. (의견이 없는 경우에도 경유문서를 이송한다는 내용으로 결재권자의 결재를 받아 경유기관의 장의 명의로 발송하는 문서에 경유문서를 붙여 이송하는 기능을 제공해야 함)
※ 경유문서인 경우에 (경유)란에 "이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 1차 경유기관의 장은 ○○○, 2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○ 입니다"라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에는 "경유문서의 이송"이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 함.
7) 문서내용의 무결성
대외문서 접수시 전자관인등을 이용하여 문서의 내용이 변조되지 않도록 하는 기능을 제공하여야 함.
8) 공람대상자 지정 및 확인
지정 공람 대상자에게 알려주는 기능 및 공람자의 공람시간 및 공람여부를 확인하는 기능을 제공해야 함.
다. 사용자 환경설정
1) 사용자 비밀번호 변경
사용자가 자신의 비밀번호를 변경할 수 있는 기능을 제공해야 함.
2) 직무대리자 지정․해제
결재자 부재시 대리로 결재할 직무대리자를 지정하고 해제할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 결재선 지정 및 수정에 이 기능을 포함해야 함.
3) 부재 설정․해제
결재자가 자리를 비울 경우에 이를 설정 및 해제하는 기능을 제공해야 함.
4) 결재선 그룹 등록 및 수정 삭제 기능
결재선 그룹을 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함.
※ 결재선 그룹 적용 시 결재선상에 있는 사용자의 변경사항에 대해서 기안자에게 알려주는 기능을 제공할 수 있음.
5) 수신자 그룹 등록 및 수정 삭제 기능
수신자 그룹을 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함.
※ 수신자 그룹 적용 시 수신자 그룹 안에 있는 수신자의 변경사항에 대해서 알려주는 기능을 제공할 수 있음.
3. 전자문서관리 기능
가. 전자문서관리 필수기능(문서함 관리)
1) 기록물철 등록부 정보입력 기능
(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.1 기록물철등록부 Data 규격 참조)
기록물철 등록부 정보를 입력/지정하는 기능을 제공하여야 하며, 전자문서의 경우에는 자동입력이 원칙이며 자동입력이 불가능한 경우나 항목은 수동입력이 가능하여야 함
2) 기록물철 등록부 관리 및 수정
기록물철 등록부를 열람․인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 등록부의 항목별로 목록을 열람․인쇄할 수 있는 기능이 제공되어야 하고, 인쇄되는 모든 목록은 파일로 저장할 수 있음. 기록물철의 보존기간, 비치종결일자, 비치사유를 기록물철의 업무담당자가 수정할 수 있어야 하며, 등록부의 기본등록사항은 기록물관리책임자만 수정할 수 있음.(자동입력 항목은 수정이 불가능하며, 수동입력 항목의 경우에만 수정 가능함)
3) 기록물철 변경이력관리 및 조회
(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.5 기록물철등록부 변경(수정/삭제) 이력정보 Data 규격 참조)
기록물철의 변경된 대장정보를 기록물관리책임자가 조회할 수 있도록 변경이력을 저장하고 조회할 수 있는 기능을 제공해야 함.
※ 기본등록사항의 변경 시에는 변경일, 변경자, 변경사유, 변경전후 등록내용을 이력정보로 남겨야 하고, 보존분류사항의 변경 시에는 변경일, 변경자, 변경사유를 이력정보로 남겨야 함.
4) 기록물철의 보존기간 지정 및 변경
기록물철 등록 시 단위업무를 검색할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 지정된 단위업무에 해당하는 보존기간이 등록하는 기록물철 보존기간으로 기본 지정되는 기능을 제공해야 하고, 보존기간은 변경할 수 있음.
5) 기록물 등록대장 정보입력 기능
(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.2 기록물등록대장 Data 규격 참조)
기록물의 등록번호, 기록물형태, 쪽수, 첨부번호, 기안자, 제목, 등록일자, 결재권자 등을 기록물 등록대장에 입력하는 기능을 제공해야 함. 다만 전자문서인 경우에는 쪽수, 첨부번호는 수동 입력가능하며 나머지 항목은 자동 입력되어야 함.
6) 기록물 등록대장 관리 및 수정
기록물 등록대장에 등록된 모든 문서의 대장내용을 열람․인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 등록대장의 항목별로 목록을 열람․인쇄할 수 있는 기능이 제공되어야 하며, 인쇄되는 모든 목록은 파일로 저장할 수 있음.
등록된 기록물 대장정보를 수정할 수 있는 기능을 제공해야 함. (자동입력 항목은 제외하고 수동 입력 가능한 항목에 대해서만 수정이 가능함.)
7) 기록물의 변경이력관리 및 조회
(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격의 2.6 기록물등록대장 변경(수정/삭제) 이력정보 Data 규격 참조)
기록물의 변경된 대장정보를 기록물관리책임자가 조회할 수 있도록 변경 이력을 저장하고 조회할 수 있는 기능을 제공해야 함.
※ 기본등록사항의 변경 시에는 변경일, 변경자, 변경사유, 변경전후 등록내용, 보존분류사항의 변경시에는 변경일, 변경자, 변경사유에 대한 이력 정보를 남겨 관리
8) 단위업무 임시코드 부여
단위업무코드가 기록물분류기준표에 없을 경우 신규단위업무에 대한 임시코드를 부여하여 편철할 수 있는 기능을 제공해야 함. 단, 임시코드임을 구별할 수 있어야 함.
※ 임시코드 부여원칙은 이관데이타규격 참조
9) 이관 전자문서파일의 Naming
(제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격)
자료관시스템(기록관리시스템)으로 이관 시 전자문서파일의 Naming은 기록물철/ 기록물 등록대장의 기록물 분류체계와 동일하게 제공해야 함.
10) 첨부문서 관리
등록대상 기록물 중 본문과 기록물유형이 상이한 경우 등에는 분리등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함.(예, 문서에 도면, 카드, 시청각류 기록물 등이 첨부된 경우) 이 경우 등록항목은 본건의 등록항목과 동일하며, 다만, 제목은 본문에 기재되어 있는 첨부기록물의 제목을 기입하여야 하며, 쪽수도 해당 첨부 기록물의 쪽수를 기입하여야 함.
11) 단위업무 임시코드 일괄수정 기능
단위업무 임시코드가 부여된 기록물철 및 기록물을 국가기록원에서 배포한 해당 신규단위업무코드로 일괄 수정할 수 있는 기능을 제공해야 함.
12) 업무인수인계에 따른 기록물철 인계기능 제공
업무가 다른 처리과로 인수되었을 경우에는 해당 업무를 인수한 처리과에서 인수한 업무에 해당하는 기록물 및 기록물철을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 인계한 처리과의 기록물철등록부와 인수한 처리과의 기록물철등록부에 업무인수인계 정보를 기재하여 관리하는 기능을 제공하여야 함.
다만, 조직변동에 따른 인수인계시는 업무를 인수한 처리과에서 기록물정리 기간에 인수받은 관련 기록물(철)에 대한 정리, 생산현황 보고 및 이관할 수 있 는 기능을 제공하여야 하며, 생산이 종결된 상태에서 인수인계한 기록물철에 대해서는 이관 기능을 제공하여야 함.
13) 전자문서의 활용 및 게시판 이용
등록대장에 등록된 전자문서를 기안문서의 첨부 또는 게시판의 첨부로 활용할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
14) 열람처리
열람한 문서 중 모든 구성원 또는 일부 구성원이 열람․인쇄하는 기능을 제공해야 하며, 문서열람 시 이를 확인하는 기능을 제공하여야 함.
15) 기록물 접수문서 목록관리
접수문서의 목록을 입력․열람․인쇄할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 접수한 문서가 전자문서가 아닐 경우에도 목록을 입력하여 관리하는 기능을 제공해야 함.
16) 접수문서 관리
접수한 문서의 내용을 열람․인쇄․저장할 수 있는 기능을 제공해야 함.
17) 발송문서 목록관리
발송문서의 목록을 입력․열람․인쇄할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 발송한 문서가 전자문서가 아닐 경우에도 목록을 입력하여 관리하는 기능을 제공해야 함.
18) 발송문서 관리
발송한 문서의 내용을 열람․인쇄․저장할 수 있는 기능을 제공해야 함.
19) 발신 부인봉쇄
전자관인 적용 시 발신자가 문서를 발송한 사실을 부인하지 못하도록 확인하는 기능을 제공해야 함.
20) 수신 부인봉쇄
전자관인 적용시 수신자가 문서를 수신한 사실을 부인하지 못하도록 확인하는 기능을 제공해야 함.
21) 기록물 정리 기능(편철확정)
기록물 정리기간에 기록물 정리를 수행하고 기록물관리책임자에 의해 편철확정하면, 편철확정된 전자결재 문서에 대하여 기관의 일반사용자는 기록물철/기록물등록대장의 내용에 대하여 임의변경은 불가능해야 함. 변경이 필요한 경우에는 처리과 내 기록물관리책임자 또는 전자문서시스템 관리자만 변경할 수 있음.
22) 기록물 생산현황
처리과의 기록물관리책임자는 기록물 정리가 완료된 당해년도 기록물등록대장, 기록물배부대장, 기록물철등록부 현황을 자료관시스템(기록관리시스템)내 기록물 목록관리 Module로 전송하고, 처리과별, 보존기간별, 단위업무별, 기록물 형태별로 생산 기록물수량을 집계하여 전자파일로 작성할 수 있어야 함. (통신망에 의한 통보가 불가능한 경우 생산 기록물등록대장, 기록물배부대장, 기록물철등록부 현황을 전자파일을 작성하여 전송함.)
23) 기록물 이관
기록물철 등록부에 자료관(기록관)이관으로 구분된 기록물철등록부/기록물등록대장 정보를 자료관시스템(기록관리시스템) 내 기록물 목록관리 Module로 이관전송하고, 이 결과인 ‘목록이관여부’를 전자문서시스템 기록물철/기록물 등록정보에 자동 기록함. 기록물철/기록물 등록정보에 목록이관으로 기록된 해당 전자문서파일을 전자문서시스템에서는 자료관시스템(기록관리시스템) 내 전자문서보존 Module로 이관하고, 전자문서시스템 내에서는 삭제함. 이러한 ‘문서이관여부’를 기록물철/기록물 등록정보에 자동 기록하는 기능을 제공해야 함.
※ 기록물 이관시 이관목록(공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 별지 제2호서식), 기록물이관시기연장신청서(공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 별지 제3호서식)를 출력하거나, 전자파일로 생성할 수 있는 기능 제공
24) 기록물철/기록물 목록 검색기능
기록물철/기록물의 속성을 대상으로 조건검색 기능을 제공하여 기록물철/기록물을 찾는 기능을 제공해야 함. (보존기간 및 보존기간 경과문서 조회 등)
25) 이미지 서명 제외한 전자공문서의 PC 저장
사용자의 PC에 전자공문서를 저장할 때, 이미지 서명은 저장되지 않도록 하는 기능을 제공해야 함.
26) 구기록물 이관
구기록물에 대하여 기록물철이나 기록물건을 이관할 수 있는 기능을 제공하여야함. (자세한 사항은 제2장 Ⅱ. 전자문서시스템과 자료관시스템(기록관리시스템)간 이관 Data 규격 참조)
※ 구기록물의 등록, 이관 대상 및 범위는 별도 지침으로 지정할 예정임.
나. 전자문서관리 선택기능 (일반전자문서관리)
1) 문서함 생성/변경/이동/삭제
개인 문서함을 관리하기 위해 문서함을 생성하고 변경하고 이동하고 삭제하는 기능
2) 문서함 정보 조회 및 수정
등록된 문서함 정보를 조회하고 수정할 수 있는 기능
3) 문서함 정보 정의
문서함을 생성할 때 등록하는 문서함의 속성을 입력할 수 있는 기능
4) 문서 등록정보(속성) 입력
문서를 등록할 때 각 문서가 갖는 속성인 문서종류, 작성자, 제목, 작성일, 등록일, 설명, 주제어, 보안 등급 등을 입력하는 기능
5) 계층구조에 따른 문서 등록
문서를 조직도나 문서함의 계층 구조에 따라 등록할 수 있는 기능
6) 다중 문서의 일괄 등록
여러 문서를 한번에 등록할 수 있는 기능
7) 첨부문서 등록
첨부되는 문서를 등록하는 기능
8) 문서함의 계층구조에 따른 문서 속성 상속
문서 등록시 하위 계층의 문서 속성이 상위 계층의 속성을 상속하는 기능
9) 하나의 문서를 여러 문서함에 등록
한 문서를 여러 문서함에 동시에 등록하는 기능
10) 문서의 삭제
개인/과 참고 문서에 대하여 삭제할 수 있는 기능
11) 삭제된 문서의 임시 보관
문서 삭제 후 삭제된 문서를 임시 보관하는 기능
12) 삭제된 문서의 폐기 및 복구
삭제 후 임시 보관된 문서를 폐기하는 기능과 임시 보관하던 문서를 복구하는 기능
13) 삭제된 문서의 보관기간 지정
삭제된 문서의 임시 보관 시 보관기간을 지정하는 기능
14) 보존기간 설정 및 변경
문서의 등록정보 중 보존 기간에 대한 변경을 할 수 있는 기능
15) 보존기간 경과 문서에 대한 폐기
문서 폐기 권한을 가진 사용자가 보존기간이 경과한 문서를 폐기할 수 있는 기능
16) 권한 및 보안관리
문서에 대해 부서별, 개인별로 접근권한을 설정하여 관리하는 기능
17) 검색문 저장 및 재사용
검색한 문서를 다시 검색할 때 검색 내용을 수작업으로 입력하지 않고, 기존 검색문을 저장하여 다시 사용할 수 있게 하는 기능
18) 파일압축
파일을 압축하여 등록할 수 있는 기능
19) 전문검색 기능(FTR : Full Text Retrieval)
텍스트구문을 분석해 주요 단어를 색인화 함으로써, 원하는 단어가 포함된 첨부 문서를 찾는 기능을 제공할 수 있음.
20) 분산 환경에서의 통합검색 지원
사용자는 분산된 시스템에 저장되어 있는 문서의 저장 위치에 상관없이 통합적으로 검색 및 열람을 할 수 있게 지원하는 기능을 제공할 수 있음.
4. 전자우편 기능
전자우편 기능이란 각종 정보 및 관련 자료를 주고받기 위한 기능으로서 사용자들 간에 정보유통을 효율적으로 할 수 있도록 지원하는 것임. 이를 위해 조직 내에서 운영되는 메모, 파일 등의 정보를 네트워크를 통하여 송수신함으로써 사용자의 정보활동을 보다 자유롭고 신속하게 하여 행정의 생산성과 효율성 향상을 극대화하기 위한 기능임.
전자우편 기능은 기본적으로 이종의 전자우편 시스템과의 연결을 지원하기 위해서 SMTP/MIME을 지원해야 하며, 이에 따라 인터넷상으로 전달되는 전자우편에 대해서도 동일한 기능을 지원할 수 있음.
전자우편 기능은 전자우편 작성, 전자우편 송신, 전자우편 수신, 우편함 관리, 기타 기능 등으로 분류함.
가. 전자우편 작성
전자우편을 작성하는 기능으로 다음과 같이 서식작성 및 지정, 제목 작성, 본문 작성, 우편내용 인쇄, 파일 첨부 등의 기능이 있음. 작성 방법은 자체 편집기를 이용하거나 워드프로세서를 사용함.
1) 서식작성 및 지정
일반적으로 전자우편 사용 시에 많이 사용하는 서식을 자체 편집기나 워드프로세서 등을 사용하여 작성하거나 작성된 서식을 지정하는 기능을 제공할 수 있음.
2) 제목 작성
작성된 전자우편의 제목을 정하는 기능을 제공할 수 있음.
3) 본문 작성
새로운 전자우편을 작성하거나 기존에 작성된 전자우편의 내용을 바꿀 수 있는 기능으로 수정, 삭제 및 복사 등의 기능을 제공할 수 있음.
4) 우편내용 인쇄
작성된 전자우편의 내용을 인쇄할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
5) 파일 첨부
전자우편 작성 시 한 개의 전자우편 내용에 여러 개의 파일을 첨부하여 송신할 수 있게 하는 기능을 제공해야 함. 첨부할 수 있는 파일의 형태로는 아스키 텍스트, 이진 파일, 이미지, 사운드, 동화상 이미지 등이 있음.
나. 전자우편 송신
전자우편의 정보를 해당 수신처로 발송하는 기능임.
1) 개인별 수신처 지정
전자우편 송신시 개인별로 수신처를 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
2) 그룹별 수신처 지정
전자우편 송신시 사용자가 어떤 조직이나 특정 그룹을 수신처로 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
3) 개인용 그룹 등록․삭제․수정
개인이 필요에 따라 그룹을 등록, 삭제 및 수정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
4) 발송
작성된 전자우편 내용을 보내는 기능을 제공할 수 있음.
5) 답장
필요시 답신을 작성하여 발송자에게 답장을 보내는 기능을 제공할 수 있음.
6) 재발송
전자우편 전송시 정상적으로 전송되지 않았을 경우에 아직 전송되지 못했음을 알 수 있는 기능을 제공해야 하며, 이때 재발송 해줄 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
7) 예약 발송
전자우편 전송 시 예약 발송 시간을 지정하면, 예약된 시간에 해당하는 전자우편이 발송되는 기능을 제공할 수 있음.
8) 참조자(Carbon Copy) 지정
우편물 송신시 우편물을 받는 자 이외에 참조하는 사람이 있는 경우 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
9) 전자우편 전송 시 수신자 상호 노출금지(Blind Carbon Copy)
전자우편 송신 시 수신자 서로 간에 우편물을 받았다는 것을 모르게 할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
10) 보낸 편지 확인
우편물을 보낸 사람이 발신한 내용에 대해 수시로 수신확인 등 진행상황을 파악할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
다. 전자우편 수신
1) 수신
다른 사람으로부터의 전자우편을 받는 기능을 제공할 수 있음.
2) 수신메시지 인쇄
수신된 메시지의 내용을 인쇄할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
3) 수신메시지 우편함에 저장
수신된 메시지를 지정된 우편함에 저장하는 기능을 제공할 수 있음.
4) 수신메시지 파일로 저장
수신된 메시지의 내용을 파일로 저장하는 기능을 제공할 수 있음.
5) 우편도착 알림
새로운 우편이 도착되면, 경보음이나 어떤 주의 메시지 등이 작동되어 새로운 우편물이 도착되었음을 알려주는 기능을 제공할 수 있음.
6) 복구 및 삭제
우편함에 저장되어 있는 우편물에 대해 일시 삭제한 후에 다시 복구할 수 있는 기능과 완전히 삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
7) 수신 거부
전자문서시스템 내 메일서버가 있는 경우, 전자문서조건지정에 의한 수신거부 기능을 제공할 수 있음.
라. 우편함 관리
1) 송․수신 우편물 열람
송․수신한 우편물의 목록을 확인하는 기능을 제공할 수 있음.
2) 송․수신 우편물 보기
송․수신한 우편물의 내용을 확인하는 기능을 제공할 수 있음.
3) 인쇄․복사․삭제
우편함에 저장된 내용을 인쇄․복사․삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
4) 첨부파일 보기
첨부된 파일의 내용을 볼 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
5) 첨부파일 저장
첨부되어 송․수신된 첨부파일을 저장하는 기능을 제공할 수 있음.
6) 우편함 백업
자신의 우편함에 저장된 내용들을 따로 저장할 수 있게 하는 기능을 제공할 수 있음.
7) 개인 우편함 관리
개인의 우편함을 생성, 삭제, 변경할 수 있도록 하는 기능을 제공할 수 있음.
8) 보안 우편
특별하게 보안을 필요로 하는 우편에 대해 보안 기능을 추가하여 상대방으로 하여금 아무나 보지 못하도록 하는 기능을 제공할 수 있음.
마. 기타 기능
1) 인터넷 E-Mail 발송기능
인터넷상의 수신자에게 우편을 주고받는 기능을 제공할 수 있음.
2) 음성메일 기능
음성을 사용해서 직접 메시지나 메일을 남길 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
3) 메모 전송 기능
간단한 용건이나 알림 메모를 보낼 필요가 있을 때 메시지를 보내는 메모전송 기능을 제공할 수 있음.
4) FAX 송수신 기능
FAX서버 등과 연동하여 상대방의 FAX로 직접 문서를 송신하거나, 수신할 수 있는 기능을 제공할 수 있음. 또한, FAX 송신 시에는 수신처 그룹을 지정하는 기능을 제공할 수 있음.
5. 전자게시판 기능
정보공유를 위한 또 하나의 기능인 전자게시판 기능은 조직 내의 사용자들 사이에서 시간에 관계없이 정보를 저장하고 검색할 수 있는 수단을 제공하여 모든 사용자가 자유롭게 각종 정보를 공유하고, 빠른 의견수렴을 도출하여 조직 전체적으로 일관된 의견을 유지할 수 있도록 지원하는 것임. 전자게시판 기능에서 고려되어야 할 기능들은 크게 전자게시, 게시물 열람, 관리자 기능 등으로 구분할 수 있음.
가. 전자 게시
1) 게시물 게시
사용자가 각종 게시물을 게시할 수 있는 기능을 제공해야 함.
2) 긴급게시
긴급한 게시물을 게시할 수 있는 기능을 제공해야 함.
3) 특정게시․지정게시
게시물을 읽을 사용자 및 그룹을 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
4) 게시판 서식 등록․수정․삭제
게시물을 올릴 때 게시물의 내용을 입력하는 기본적인 서식에 대해 사용자가 개인적으로 게시판의 서식을 작성 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
5) 파일첨부
게시물 외에 여러 가지 형식의 파일들을 첨부 형태로 게시할 수 있는 기능을 제공해야 함.
6) 게시물 종료일 지정
자신이 올린 게시물에 대해 게시종료일을 지정하는 기능을 제공해야 함.
7) 예약 게시
일정시간 또는 일정기간 후 게시하도록 예약할 수 있는 기능을 제공해야 함.
8) 단순 공문서 게시물 도착 알림기능
단순 공문서의 성격으로 게시물이 도착했을 때 사용자에게 알려주는 기능을 제공할 수 있음.
나. 게시물 열람
단순 공문서를 접수하거나, 게시물을 열람하기 위해서 접수 또는 열람하고자 하는 게시물들이 들어있는 게시판을 선택하는 기능임.
1) 게시물 내용보기
게시물의 내용을 보고자 할 때 사용하는 기능을 제공해야 함.
2) 게시물 검색
검색조건에 따라 원하는 게시물을 검색하고자 할 때 사용하는 기능을 제공해야 함.
3) 새 게시물만 보기
새로 올린 게시물만 보고자 할 때 사용하는 기능을 제공할 수 있음.
4) 읽기 표시
아직 읽지 않은 게시물을 읽은 것처럼 표시하는 기능을 제공할 수 있음.
5) 게시물 저장
게시물을 그대로 저장할 수 있는 기능을 제공해야 함.
6) 게시물 삭제
자신이 올린 게시물 중에 필요 없는 게시물을 지우는 기능을 제공해야 함.
7) 게시목록 정렬
등록된 게시물 목록의 특정 항목에 대하여 정렬하여 볼 수 있는 기능을 제공해야 함.
8) 게시물 내용인쇄
선택한 게시물의 내용을 인쇄하는 기능을 제공해야 함.
9) 게시목록 인쇄
게시판에 등록된 게시물의 목록을 선택하여 인쇄하는 기능을 제공해야 함.
다. 관리자 기능
게시판 관리기능은 게시판을 관리하는데 필요한 기능으로 환경설정, 게시판 관리, 게시판 권한지정, 구성원 관리, 게시판 속성지정, 게시판 임시폐쇄 등의 기능으로 분류함.
1) 환경설정
게시판 운영과 관계된 환경을 설정하는 기능을 제공해야 함.
2) 게시판 관리
게시판 내의 게시물을 관리하고 게시일자 등 조건에 맞는 게시물을 삭제하는 기능을 제공해야 함.
3) 게시판 권한 지정
게시판의 사용자가 가질 수 있는 권한을 지정하는 기능을 제공해야 함.
○ 읽기 권한
게시판에 올라온 게시물을 읽을 수 있는 권한.
○ 게시 권한
게시판에 게시물을 올릴 수 있는 권한.
○ 관리 권한
게시판을 관리할 수 있는 권한.
4) 게시판 속성 지정
게시판마다 공지․알림․비밀 게시판의 속성을 지정하는 기능을 제공할 수 있음.
○ 공지 게시판
공지 게시판으로 지정된 게시판에 올라온 게시물을 보여주는 게시판.
○ 알림 게시판
게시물이 올라가면 게시되었다는 알림 메시지를 보여주는 게시판.
○ 비밀 게시판
특정 사용자들에게만 권한이 부여되는 게시판.
5) 게시판 임시폐쇄
게시판을 임시로 사용 불가능하게 지정하는 기능을 제공할 수 있음.
6) 조회 수 관리
게시판에 게시되는 글의 조회 수를 관리하고, 게시물과 함께 보여지는 기능을 제공할 수 있음.
6. 시스템 운영․관리 기능 (관리자 기능)
시스템 운영․관리기능이란 관리자가 전자문서시스템을 관리하는 데 공통적으로 필요한 기능임. 시스템 운영․관리기능은 크게 사용자․그룹 관리 기능, 구성관리 기능, 사용자 현황관리 기능, 시스템 감시 및 제어 기능, 문서수발의 관리 등으로 구분함.
가. 사용자․그룹 관리
1) 관리자 암호의 변경
전자문서시스템을 관리하는 관리자가 기타 사용하고 있는 암호인증기능을 통해 자신의 암호를 변경할 수 있는 기능을 제공해야 함.
2) 사용자 등록․수정․삭제
관리자가 사용자를 새로 등록하거나 변동사항을 수정하고 사용자를 삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함.
3) 사용자 암호 초기화
사용자가 사용하는 암호를 잊어버렸을 경우에 이를 해결하기 위해 기타 암호인증기능을 통해 관리자가 사용자의 암호를 초기화 할 수 있는 기능을 제공해야 함.
4) 신규서식 등록․수정․삭제
새로운 서식이 필요할 경우에 관리자가 신규 서식을 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함.
5) 조직체계 등록․수정․삭제
각 조직에 있어서 조직 체계를 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함.
6) 사용자 이미지서명의 등록․수정․삭제
사용자의 전자이미지 서명을 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함.
7) 사용자 로그인(login) 관리
접속되어 있는 사용자의 로그인(login) 현황을 볼 수 있는 기능을 제공해야 함.
8) 일괄등록
관리자가 사용자 등록 시 등록할 사용자가 많을 경우에 일괄적으로 신속하게 사용자들을 등록할 수 있게 하는 기능을 제공할 수 있음.
9) 전자이미지관인 관리
전자이미지 관인을 등록․삭제할 수 있는 기능을 제공해야 함.
나. 구성관리
1) 시스템 구동
전자문서시스템을 처음 시작하는 기능을 제공해야 함.
2) 시스템 종료
전자문서시스템을 종료하는 기능을 제공해야 함.
3) 문서함 생성․삭제
부서문서함을 생성하거나 삭제할 수 있는 기능 및 개인문서함을 생성 및 삭제 할 수 있는 기능을 제공할 수 있어야 하며, 부서별 검색 및 열람권한을 제한할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
4) 기안자․검토자․협조자․결재권자별 통계
생산문서에 대해 기안자․검토자․협조자․결재권자별 각종 통계작성 기능을 제공해야 함.
5) 결재문서 관리
결재 요청된 문서들의 진행상황을 확인․관리할 수 있는 기능을 제공할 수 있음.
6) 우편함 관리
우편함을 관리하는 기능을 제공할 수 있음.
7) 조직도 관리
관리자가 부서 등록시 조직도와 같은 다단계 방식으로 부서를 등록․관리함으로써 부서 검색 시 빠르게 원하는 부서를 찾을 수 있는 기능을 제공해야 함.