출처: 행정안전부
「행정기관의 업무관리시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-28호, 2024.4.15.) 요약한 글입니다. 출처는 행정안전부이며 「행정기관의 업무관리시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-28호, 2024.4.15.)에 대한 글을 다루고 있습니다. 「행정기관의 업무관리시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-28호, 2024.4.15.) 내용에 대한 전문이 필요하신 분은 하단으로 가시면 「행정기관의 업무관리시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-28호, 2024.4.15.) 다운로드 및 확인하실 수 있습니다.
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「행정기관의 업무관리시스템 규격」 고시(개정) (행정안전부 고시 제2024-28호, 2024.4.15.)
제정일 2008년 1월 25일
개정일 2024년 4월 15일
행정기관의 업무관리시스템 규격
<행정안전부 고시 제2024-28호, 2024. 4. 15.>
2024. 4.
행 정 안 전 부
목 차
제1장 일반사항···1
1. 목적···1
2. 적용대상 및 범위···1
3. 근거···1
4. 규격(표준) 관리 주체···1
5. 규격(표준) 관리 방안···1
6. 용어정의···2
제2장 업무관리시스템 규격···4
Ⅰ. 업무관리시스템의 기능···4
1. 과제관리 기능···4
2. 전자문서 기능···18
3. 메모보고 기능···51
4. 지시사항 기능···64
5. 회의관리 기능···80
6. 과제일정 기능···91
7. 과제블로그 기능(선택)···99
8. 인계인수 기능···103
9. 부가 기능(선택)···107
10. 기록물이관 기능(선택)···108
11. 시스템 운영 및 관리 기능(선택)···110
제3장 업무관리시스템과 행정정보시스템 간 문서관리카드 연계표준···125
Ⅰ. 행정정보시스템 문서관리카드 연계 표준··· 125
1. 전송용 통합파일(문서관리카드 연계) 형식 ··· 125
2. 전송용 통합파일 표준 DTD ··· 125
3. 전송용 통합파일 명명규칙 ··· 128
4. 문서관리카드 연계본문 ··· 131
Ⅱ. 문서관리카드 기안 연계··· 161
1. 비동기방식 연계 ··· 161
2. 동기방식 연계 ··· 162
3. 동기방식 연계를 위한 웹서비스 ··· 167
제4장 기 타··· 196
1. 시스템 S/W 장애 식별 및 대응방안 ··· 196
2. 기타 ··· 196
<< 붙 임 >> ··· 197
제1장 일반사항
1. 목적
정부의 행정능률 향상 및 국민 중심의 범정부적 서비스 전달체계를 개선하는 일환으로 정부의 기능을 체계화하기 위해 업무관리카드를 기반으로 하는 업무관리체계가 정착할 수 있도록 행정기관에서 사용할 업무관리시스템으로서 필요한 기능 및 행정정보시스템과 업무관리시스템 간에 원활한 연계가 가능하도록 필요한 기능 등을 정의하는데 목적이 있다.
2. 적용대상 및 범위
본 규격(표준)은 정부 내 각 행정기관에서 사용할 업무관리시스템을 시스템 개발자가 개발할 경우, 또는 각 행정기관에서 업무관리시스템을 도입하고자 할 경우에 적용이 가능하며, 각급 행정기관에서 구축․운영 중인 업무관리시스템과 행정정보시스템을 대상으로 한다.
3. 근거
○ 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정
○ 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙
○ 전자정부법 및 동법 시행령
○ 공공기록물 관리에 관한 법률
○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령
○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙
○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률
○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행령
○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행규칙
○ 정부 전자문서 유통 표준(행정안전부 고시)
○ 행정기관의 전자문서시스템 규격(행정안전부 고시)
○ 기타 정보통신 관련 표준
4. 규격(표준) 관리 주체
본 규격(표준)은 행정안전부에서 유지․관리한다.
5. 규격(표준) 관리 방안
○ 관련 법령의 개정, 행정업무의 변화 또는 기술의 발전 등으로 인해 본 규격(표준)의 개정이 필요한 경우 개정 발의자는 행정안전부에 개정을 요청하고, 이에 대해 행정안전부는 개정의 필요성과 타당성에 대해 전문기술지원기관 등으로 하여금 연구를 수행하게 하며, 개정(안)을 마련하여 관련 기관의 의견 수렴을 거쳐 개정․고시한다.
○ 행정안전부 장관은 「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대하여 2024년 7월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 6월 30일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.
6. 용어 정의
용 어
용어정의
행정정보시스템
￮ 행정기관이 행정정보를 생산․수집․가공․저장․검색․제공․송신 ․수신 및 활용하기 위한 하드웨어․소프트웨어․데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템
업무관리시스템
￮ 행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템
단, 클라우드 기반의 업무관리시스템은 ‘클라우드 업무관리시스템’으로 표현
전자문서연계
￮ 업무관리시스템 간 또는 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 행정정보를 전송하기 위해 정부전자문서유통지원센터(이하 “전자문서유통센터”라 한다)의 연계센터 또는 연․중계클라이언트를 이용하는 연계방식의 통칭
￮ 전자문서시스템에서 생산한 문서정보, 결재정보, 문서대장정보 등을 전자문서시스템으로 유통하거나 행정정보시스템과 공유하기 위한 연계방식
￮ 전자결재연계를 포함함
문서관리카드
￮ 문서관리카드는 보고서 작성, 보고, 협조, 지시 등을 처리하고 처리과정에서 제기된 의견, 관련자료 및 의사결정내용 등을 기록 관리하는 전자적 카드를 의미하며 시행을 목적으로 생산된 문서를 관리하는 카드도 포함함
연계센터
￮ 전자문서유통센터에서 운영하는 서버에 탑재되어 전송된 정보의 연계를 처리하는 시스템을 통칭함
동기 방식 연계
￮ 업무관리시스템과 행정정보시스템 간 행정정보를 동기적으로 전송하여 연계하는 방식으로 사용자가 행정정보시스템에서 직접 업무관리시스템의 문서관리카드 작성 화면을 호출하여 연계하는 호출기안 방식 연계와 문서관리카드의 작성완료 단계까지 연계하는 자동기안 방식 연계를 의미함
비동기 방식 연계
￮ 업무관리시스템과 행정정보시스템 간 행정정보를 비동기적으로 전송하여 연계하는 방식으로 사용자가 행정정보시스템에서 행정정보를 전송하고 업무관리시스템으로 다시 접속하여 처리하는 방식을 의미함
연계 본문
￮ 전자문서 연계를 위한 주요 연계정보를 정의한 문서
￮ 업무관리시스템과 행정정보시스템 상호간 정의된 본문을 의미하며 생략이 가능함
붙임 문서
￮ 행정정보시스템에서 생산한 행정정보, 업무관리시스템의 문서 및 문서정보를 연계할 대상시스템에 제공할 수 있도록 생성한 파일
대용량 별송 시스템
￮ 중계시스템을 통해 유통되는 파일의 용량을 확대하기 위해 대용량 파일을 별도의 서버를 통해 송․수신하는 시스템
연계시스템
￮ 시스템 간의 정보 연계를 위해 전자문서유통센터에서 운영하는 유통센터, 대용량 별송 시스템 및 각 기관에 배포․설치된 연⋅중계클라이언트와 연계에이전트를 통칭함
연․중계클라이언트
￮ 각 기관에 설치되어 전자문서유통센터와 행정정보시스템 또는 전자문서시스템 간에 송수신되는 연계 문서를 전담하여 처리하는 전용 프로그램
연계클라이언트
￮ 연․중계클라이언트 중에서 연계 기능만을 전담하는 프로그램을 지칭함
연계에이전트
￮ 각 기관의 행정정보시스템 또는 전자문서시스템이 설치된 서버에 탑재되어 정보 연계에 관련된 기능을 담당하는 데몬(daemon) 프로그램
제2장 업무관리시스템 규격
Ⅰ. 업무관리시스템의 기능
1. 과제관리 기능
가. 과제분류체계
1) 분류체계에 따른 조회
정부기능분류시스템에서 관리하는 기능별․목적별 과제분류체계와 과제 및 업무관리시스템에서 생성한 과제카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 사용자의 편의성을 위하여 조직별로 기능별․목적별 과제 및 과제카드가 조회될 수 있도록 하여야 한다. 과제카드가 열람범위와 권한에 따라 조회․인쇄․저장 기능을 제공하여야 한다.
※ 과제분류체계는 정부기능분류시스템과 동기화하여 관리되어야 함.
※ 과제카드 : 단위과제카드, 관리과제카드, 기관과제카드를 의미함.
가) 기능별 과제
기능별 분류체계에 따라 단위과제 및 단위과제카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 기능별 분류체계(6개 레벨) : 정책분야, 정책영역, 대기능, 중기능, 소기능, 단위`과제
나) 목적별 과제
목적별 분류체계에 따라 관리과제 및 관리과제카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 목적별 분류체계 : 전략목표, 성과목표, 관리과제
다) 조직별 과제
조직 체계에 따라 단위과제, 관리과제 및 단위과제카드, 관리과제카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 각 조직별로 단위과제와 관리과제의 매핑을 조회하는 기능을 제공하여야 한다.
나. 기관과제 관리(선택)
1) 기관과제 등록․수정․삭제(선택)
정부기능분류시스템과 연계하지 않고 각 기관에서 자체적으로 관리 및 시행할 수 있는 기관과제를 제공할 수 있으며, 기관과제를 관리할 수 있도록 등록, 수정, 삭제 기능을 제공할 수 있다. 기관과제 등록 시 수행하는 수행부서를 지정할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
2) 기관과제 조회(선택)
등록된 기관과제의 과제명과 수행부서를 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
3) 기관과제 종료(선택)
기관과제의 수행이 종료될 경우 과제를 종료할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
다. 과제카드
1) 과제카드 분류체계
가) 단위과제
단위과제는 직제 상에 존재하는 모든 단위업무의 처리를 관리하는 과제카드로, 표제부, 실적관리, 접수관리, 이력관리 기능을 제공하여야 한다.
※ 단위과제카드는 관리과제카드와 연계되지만, 관리과제카드가 없는 단위과제카드가 존재할 수 있음.
나) 관리과제
관리과제는 연두업무 보고와 국정과제에서 도출된 연 단위 추진과제를 관리하기 위한 과제카드로, 표제부․실적관리․접수관리․계획관리․품질관리․고객관리․홍보관리 기능을 제공하여야 한다.
※ 관리과제카드는 대통령 연두업무보고과제․성과평과과제․품질관리과제 등을 관리하기 위한 카드로 관리과제 당 여러 개의 관리과제카드가 만들어질 수 있음.
※ 관리과제는 항상 기능별 분류체계의 단위과제와 연계되어 있으므로 관리과제카드도 관리과제와 연계된 단위과제의 단위과제카드와 연계되어야 함.
다) 기관과제(선택)
기관과제는 자체적으로 시행하는 기관과제를 관리하기 위한 과제카드로, 표제부․실적관리․접수관리․계획관리․품질관리․고객관리․홍보관리 기능을 제공한다.
2) 표제부 관리
과제카드에 대한 기본정보와 과제담당자․내부관계자․과제카드의 관리정보를 제공하여야 한다.
과제카드에 대하여 수정․삭제 기능과 카드이관이력, 기록물철 표지, 인쇄기능을 포함한다.
가) 기본정보 조회
과제카드의 기본 정보인 과제카드명․내용 및 취지․과제이력․주관부서․정책실명제 선정여부에 대하여 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 보존기간은 단위과제에만 적용되며, 별도로 지정하지 않고 정부기능분류시스템에서 해당 과제에 지정한 과제의 보존기간을 사용해야 함.
나) 과제 담당자 관리
과제카드의 담당자를 등록․삭제․조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 표제부 담당자를 추가․삭제할 경우에 담당자의 추가․삭제 이력을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한 표제부 담당자가 변경될 경우에 정부기능분류시스템과 연계하여 변경된 담당자 정보를 정부기능분류시스템에 전달할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 사용자관리에서 사용자의 부서가 변경될 경우 해당 사용자가 담당자로 지정되어 있는 과제카드에서 담당자 정보를 삭제하고 이력을 남길 수 있도록 하여야 함.
※ 담당자로 등록된 사용자는 관계자로 등록할 수 없음.
다) 내부 관계자 관리
과제카드의 관계자를 등록․삭제․조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 관계자로 등록된 사용자는 담당자로 등록될 수 없음.
※ 관계자로 등록된 사용자가 부서 이동시에는 과제카드의 관계자 정보에서 삭제하여야 함
라) 관리정보 관리
해당 과제카드와 관련된 단위과제․관리과제를 추가 및 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 관련과제로 추가된 단위과제, 관리과제를 수행하는 과제카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 기관과제일 경우 관련과제를 관리하지 않음.
마) 과제카드 수정․삭제
과제카드 표제부의 기본 정보인 과제카드명․열람범위․내용 및 취지․추진경과, 과제카드의 구성(탭), 정책실명제의 선정여부, 과제담당자 정보를 수정하거나 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 등록을 마친 후에는 정부기능분류시스템과 연계하여 표제부의 기본 정보를 정부기능분류시스템에 전달할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. (정부기능분류시스템과 업무관리시스템 연계표준서 참조) 해당 과제카드에 등록된 실적이 없을 경우 과제카드를 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 기관과제카드의 경우에는 정부기능분류시스템과 연계하지 않음
바) 과제카드 이관 이력 조회
과제카드의 이관 이력을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
사) 기록물철 표지
기록물철 표지를 인쇄, 저장 할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
아) 인쇄
표제부를 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
3) 실적 관리
가) 실적 관리
해당 과제카드에 등록된 일지․문서․메모보고․정책점검․회의 등의 실적 및 내용을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 실적 조회 시 실적 전체 또는 각 유형별 실적의 설정기간, 실적명으로 검색 가능하도록 제공해야 하며, 실적명, 작성자, 작성부서, 실적종류, 기간 등의 입력을 통한 상세검색 기능을 제공하여야 한다. 문서와 회의의 경우 열람범위 및 권한에 따라 조회할 수 있도록 하여야 한다. 실적 목록을 인쇄 및 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 접수된 문서의 경우 과제카드의 생성 실적이 아니므로 접수관리에서 관리하도록 해야 함.
나) 지시사항 조회
기간에 관계없이 과제카드와 연결된 모든 지시사항 및 그 내용이 조회될 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
4) 접수 관리
문서 접수 시 해당 과제카드를 선택하여 접수한 문서를 관리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 접수관리에서는 접수된 문서에 대하여 기간을 설정하거나 또는 문서명으로 검색기능을 제공하여야 한다. 문서 접수 목록을 인쇄 및 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
5) 이력 관리
가) 문서 및 메모보고 이력관리
해당 과제카드의 문서 및 메모보고 중 수정 또는 의견이 등록된 문서․메모보고에 대한 이력을 관리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 정책점검 이력관리
정책점검 과제로 지정된 과제카드에 해당하는 문서와 메모보고 중 수정한 이력이 존재하는 문서와 메모에 대하여 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
6) 계획 관리(선택)
가) 연간목표 관리(선택)
연도별 연간목표의 등록․수정․삭제․조회 기능을 제공하여야 한다.
나) 진행단계(선택)
과제의 진행단계를 추가․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 주요 활동계획이 등록된 진행단계는 삭제할 수 없으며 진행단계를 수정․삭제할 경우에 수정 사유에 대한 입력 및 수정 이력을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
다) 주요활동계획(선택)
진행단계별 주요활동계획을 등록․수정․삭제․조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 주요활동계획에는 시작예정일, 완료예정일, 진척율, 완료일 정보가 함께 관리되어야 한다. 주요활동계획을 수정․삭제할 경우에 수정 사유를 입력할 수 있어야 하며, 수정 이력을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 주요활동계획이 삭제되는 경우 해당 계획과 연결된 계획대비실적 연결은 모두 해제되어야 함.
라) 진도 변경(선택)
주요활동계획의 진도를 변경할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 진행단계가 완료되면 완료일을 등록하여 완료처리를 할 수 있어야 한다.
마) 과제진도 조회(선택)
주요활동계획의 추진 현황을 그래프 형식으로 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 그래프 형식을 제공할 때 1년이 초과되는 과제들이 연도별로 진행단계별 상황에 따라 주요활동의 현황 파악이 가능하도록 구성해야 함.
바) 진행단계 및 주요 활동계획 이력관리(선택)
진행단계 또는 주요 활동계획의 변경이력을 관리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 변경이력에는 변경된 날짜 및 담당자의 정보와 수정 사유가 관리돼야 함.
사) 계획대비실적 관리(선택)
실적관리에 등록된 실적을 특정 주요활동계획의 실적으로 연결할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 각 주요활동계획에 연결된 실적 및 주요활동계획과 연결되지 않은 실적을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 이미 주요활동계획과 연결되어 있는 실적을 다른 주요활동계획의 실적으로 연결할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
※ 하나의 실적은 하나의 주요활동계획과 연결되어야 함
아) 계획관리 인쇄 및 저장(선택)
계획관리 정보를 인쇄 및 저장할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
7) 품질 관리(선택)
가) 추진내용 등록(선택)
템플릿 적용으로 생성된 점검사항 중 답변이 요구되는 항목에 추진내용 및 관련 파일을 첨부할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
※ 진행단계 및 점검사항은 템플릿 관리에서 생성된 템플릿을 적용하여 생성한 것임.
나) 추진내용 수정(선택)
추진내용에 대한 수정 및 수정 사유를 입력할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 진행단계가 수정 완료된 경우에는 진행단계별로 수정한 내용을 승인할 수 있도록 할 수 있다. 승인 이력을 조회할 수 있는 이력조회 기능을 제공할 수 있다.
다) 점검 사항 및 추진내용 조회(선택)
단계별 점검사항 및 추진내용을 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
라) 정책품질매뉴얼 조회(선택)
템플릿에서 등록되어진 정책품질매뉴얼을 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
마) 진행단계 등록승인 요청(선택)
각 진행단계 별 추진내용 입력이 완료되면 해당 진행단계에 대해 등록승인요청기능을 제공할 수 있다.
승인 진행 상태에서는 해당 점검사항의 수정이 불가하여야 한다.
바) 진행단계 수정승인 요청(선택)
등록승인이 완료된 진행단계의 추진내용을 수정 시 해당 수정내용을 승인 요청할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
승인진행 및 요청대기 상태에서는 해당 추진내용의 수정이 불가하여야 한다.
사) 진행단계 승인이력 조회(선택)
진행단계의 승인 처리 절차는 이력으로 관리할 수 있다.
아) 품질대비실적 관리(선택)
각 점검사항의 추진내용 등록 및 수정 시 실적관리에 등록된 실적을 연결할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 추진내용 연결된 품질대비실적을 조회․연결해제 기능을 제공할 수 있다.
※ 하나의 실적은 여러 개의 점검사항의 추진 내용으로 연결할 수 있음.
자) 품질관리 인쇄 및 저장(선택)
진행단계별 점검사항 및 추진 내용을 인쇄․저장할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
8) 홍보 관리(선택)
가) 홍보계획 등록․수정․삭제․조회(선택)
계획관리에 등록된 주요활동계획을 선택하여 홍보방법 및 홍보시기를 지정하여 홍보계획으로 등록할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 등록된 홍보계획의 수정․삭제․조회 기능을 제공할 수 있다.
나) 홍보활동 등록․수정․삭제․조회(선택)
홍보제목․대상․방법․시기․내용․비고․첨부파일의 정보를 입력하여 홍보활동으로 등록할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 등록된 홍보활동을 수정․삭제․조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
다) 문서홍보활동 관리(선택)
홍보내용이 지정되어 완결된 문서관리카드를 홍보관리에서 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 문서홍보활동은 삭제할 수 없으며 조회 시 홍보의견 및 문서관리카드의 본문 및 첨부파일을 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 문서홍보활동 수정 시 홍보내용, 비고, 첨부파일 정보를 추가로 입력할 수 있으며 나머지 홍보항목은 수정할 수 없도록 기능을 제공할 수 있다.
라) 홍보부서로 보내기(선택)
등록된 홍보활동(문서홍보활동 포함)을 홍보부서로 전달할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 홍보부서로 전달 시 기관(부․처․청)의 홍보부서 또는 소속기관의 홍보부서를 선택할 수 있어야 한다.
마) 홍보부서 관리자용 홍보활동 목록 및 내용 조회(선택)
홍보부서로 전달된 홍보활동을 홍보 담당자가 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 홍보활동의 홍보실적을 등록․수정할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 전달된 홍보활동을 반려(홍보취소)할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
바) 홍보인쇄 및 저장(선택)
홍보활동(문서홍보활동 포함) 목록을 인쇄․저장할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 홍보활동 내용을 인쇄할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
9) 고객 관리(선택)
가) 고객정보 등록․수정․삭제(선택)
과제와 관련된 고객정보를 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 고객의 경력 및 활동분야를 추가로 관리할 수 있도록 할 수 있다.
※ 고객정보 : 고객 구분(일반고객․업무고객․정책고객․내부고객), 고객명, 생년월일, 성별, 기관명, 부서명, 직위, 직급, 학력, 지역, 전화, 휴대폰, 팩스, e-mail, 주소 항목으로 구성됨
나) 고객정보 조회(선택)
고객정보 및 경력사항, 참여활동에 대한 기록을 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
다) 고객정보 인쇄(선택)
고객정보 및 경력사항, 참여활동에 대한 기록을 인쇄할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
라) 고객목록 인쇄 및 저장(선택)
고객목록을 인쇄․저장할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
마) 고객정보 일괄저장(선택)
고객정보 목록을 일괄처리 형식의 파일로 저장할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
바) 고객정보 일괄등록(선택)
고객정보가 저장된 일괄처리 형식의 파일을 읽어서 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
사) 고객그룹 관리(선택)
과제와 관련된 고객그룹을 등록․수정․삭제할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 고객그룹의 공유범위를 지정할 수 있어야 한다. 또한 고객그룹의 그룹원으로 과제와 관련된 고객을 추가 및 삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
아) 공유그룹 고객 검색․등록(선택)
공유된 고객그룹의 고객정보를 조회하여 과제와 관련된 고객으로 등록할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
라. 과제분류관리
과제명, 카드명, 담당자로 과제카드를 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 과제카드의 등록․인쇄기능을 제공한다.
1) 나의과제
해당 부서의 모든 진행중인 과제카드 중 사용자가 담당자로 지정된 과제카드 목록을 별도로 조회할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 해당 과제카드 목록을 인쇄 및 저장할 수 있는 기능도 제공하여야 한다.
2) 주요과제
사용자가 담당자로 지정된 진행중인 과제카드를 사용자의 주요과제로 지정 및 해제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 주요과제로 지정된 과제카드 목록을 별도로 조회할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 해당 과제카드 목록을 인쇄 및 저장할 수 있는 기능도 제공하여야 한다.
3) 부서과제
해당 부서의 모든 진행중인 과제 및 과제카드 목록을 열람범위에 따라 단위과제, 관리과제, 기관과제로 구분해서 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 단위과제
해당 부서의 단위과제 및 단위과제카드 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 관리과제
해당 부서의 관리과제 및 관리과제카드 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
다) 기관과제(선택)
해당 부서에 기관과제가 있는 경우에 기관과제 및 기관과제카드 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
라) 부서편성/집행정보 조회(선택)
디지털예산․회계시스템과 연계하여 특정 부서의 예산집행정보를 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
4) 정책실명관리
해당 부서의 과제 중 정책실명 선정 과제로 선택된 단위과제와 관리과제를 조회할 수 있는 기능을 제공한다. 선정연도, 관리구분, 부서, 카드명, 카드상태, 담당자를 정보를 조회할 수 있다.
해당 정책실명관리와 연계된 과제카드 목록을 인쇄 및 저장할 수 있는 기능을 제공한다.
마. 과제카드 관리함
1) 과제카드 관리함 조회
해당 부서의 모든 과제 및 과제카드 목록을 열람범위에 따라 단위과제, 관리과제, 기관과제로 구분해서 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 종료된 과제 및 폐기된 과제카드까지 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 단위과제카드
해당 부서의 단위과제 및 단위과제카드 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 관리과제카드
해당 부서의 관리과제 및 관리과제카드 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
다) 기관과제카드(선택)
해당 부서의 기관과제 및 기관과제카드 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
2) 과제카드 관리함 검색
연도별, 과제명․카드명, 부서명으로 과제카드를 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 과제명, 카드명, 카드상태에 대하여 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한, 카드명, 과제명, 카드상태, 과제상태, 담당자, 실적유무를 상세 검색할 수 있는 기능을 제공한다.
3) 과제카드 관리함 목록 인쇄 및 저장
과제카드 관리함 목록을 인쇄 및 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
4) 분류체계 변경에 따른 과제카드 관리
정부기능분류시스템의 과제분류체계 변경에 따른 과제카드를 관리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 과제카드 종료요청․종료취소․종료처리
분류체계 변경에 따른 과제카드의 종료요청 및 요청취소 기능과 종료 요청된 과제카드를 종료처리 할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 과제카드 이관
종료처리된 과제카드를 인수부서로 인계하는 이관처리 기능을 제공하여야 한다.
다) 과제카드 인수
인수를 요청받은 과제카드 목록을 조회하는 기능을 제공하여야 한다. 해당 과제카드의 이관 접수처리 및 접수취소 기능을 제공하여야 한다. 인수 요청받은 과제카드를 인계부서로 반려하면 인계부서에서 해당 과제카드를 타 부서로 다시 인계할 수 있도록 반려 기능을 제공하여야 한다. 접수처리한 과제카드 각 탭의 실적을 인수부서의 다른 과제카드로 이관할 수 있도록 이관완료처리 기능을 제공하여야 한다.
5) 과제카드 이력 조회
과제카드 인수․인계․이관 이력을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
6) 과제카드 실적 이관
동일한 과제 내에서 과제카드 각 탭의 실적을 이관할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
바. 과제추진현황
1) 과제추진현황 조회
과제추진현황을 조직별로 모니터링 할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
2) 과제추진현황 인쇄 및 저장
과제추진현황을 인쇄 및 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
사. 기타(홍보관리, 폐기관리)
1) 홍보할 목록(선택)
관리과제에서 홍보관리 계획을 등록한 경우에 홍보번호, 홍보요청일자, 홍보제목, 처리할 기관, 요청부서, 요청자를 조회한다.
홍보제목별로 홍보대상, 홍보방법, 홍보시기, 홍보일자, 홍보요청자, 홍보내용 등 상세 조회할 수 있는 기능을 제공한다.
2) 홍보한 목록(선택)
관리과제에서 홍보활동을 등록한 경우에 홍보일자, 홍보제목, 홍보대상, 홍보방법, 첨부, 처리한 기관, 요청 부서를 조회한다.
홍보제목별로 홍보대상, 홍보방법, 홍보시기, 홍보일자, 홍보요청자, 홍보내용 등 상세 조회할 수 있는 기능을 제공한다.
3) 연도별 폐기 요청(선택)
기관의 과제관리자에게 폐기 대상 과제를 요청하는 기능과 연도별로 폐기요청자, 폐기상태일시, 폐기요청상태를 조회 기능을 제공한다.
4) 폐기 대상(선택)
폐기대상 단위과제를 카드명, 과제명, 관리부서, 등록일, 카드상태, 대상연도별로 조회하는 기능을 제공하며, 폐기 취소 기능을 제공한다.
5) 폐기 이력(선택)
폐기된 단위과제 카드별 문서와 메모 현황을 폐기일자, 제목, 부서명, 보고자, 구분값, 보고일자 순으로 정보를 조회할 수 있다. 또한, 제목, 폐기일자, 보고자, 부서명으로 상세검색 기능과 폐기 이력에 대한 출력기능을 제공한다.
2. 전자문서 기능
전자문서는 모든 보고업무(보고서 작성, 보고처리 및 시행 등)를 수행할 수 있는 기능으로, 문서관리카드를 작성하고 보고경로를 지정하면 경로에 지정된 순서대로 검토자가 보고된 문서관리카드를 처리할 수 있다. 처리된 문서관리카드가 최종 완결되면 문서관리카드를 시행 및 유통할 수 있다.
가. 문서관리카드 작성
1) 문서 정보
문서 작성시 작성하고자 하는 문서의 종류에 따라 내부결재, 대내외시행, 공동기안을 선택하는 기능을 제공하여야 한다.
2) 제목 작성
문서의 제목을 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 긴급히 처리할 문서에 긴급 결재를 표시하는 기능을 제공한다.
3) 과제카드 선택
가) 과제카드 선택
보고자가 과제담당자로 지정된 과제카드 목록 조회 및 선택할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 선택된 과제카드의 실적부에서 해당 문서관리카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 단위과제는 필수로 선택하여야 하고 단위과제와 연결된 관리과제를 선택할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 과제카드를 선택할 경우 해당 과제카드에 연결된 활동계획을 선택할 수 있어야 한다. 기관과제카드를 선택적으로 추가 할 수 있는 기능을 제공하여야 하며 이와 연결된 활동계획을 선택할 수 있어야 한다.
나) 일정 선택
일정을 선택하면 해당 일정과 연결되어 있는 과제카드가 자동 지정되도록 기능을 제공하여야 한다. 해당 문서관리카드는 선택된 일정과 과제카드의 실적으로 등록되어야 하며, 일정의 실적 및 과제카드의 실적관리에서 해당 문서관리카드를 조회할 수 있어야 한다.
※ 일정관리에서 일정을 선택한 후에 문서관리카드를 작성할 경우, 해당 일정의 과제가 자동으로 지정되도록 하여야 한다.
4) 관련정보 선택
가) 직접 입력
관련정보의 제목을 작성할 수 있으며, 다양한 종류의 파일들을 첨부할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 보고자가 작성한 직접입력 목록을 조회하여 선택할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 문서관리카드 선택
보고자가 소속된 부서의 문서관리카드들을 관련정보로 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 문서관리카드에 대한 검색 기능을 제공하여야 한다.
다) 메모보고 선택
보고자가 소속된 부서의 메모보고들을 관련정보로 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 메모보고에 대한 검색 기능을 제공하여야 한다.
라) 지시사항 선택
보고자가 이행 담당자로 지정된 지시사항들을 관련정보로 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 관련정보로 지정된 지시사항의 실적에서 해당 문서관리카드를 조회할 수 있도록 하여야 한다.
마) 정책점검 선택(선택)
메모보고에서 정책점검을 선택한 경우 정책점검과 연결되어 있는 메모보고 실적을 보여주며, 관련정보로 지정할 수 있는 기능을 제공한다. 정책점검 연계된 메모보고에 대한 검색 기능을 제공하여야 한다.
5) 문서요지 작성
문서관리카드의 요지를 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 문서요지와 관련된 파일을 첨부하는 기능을 제공할 수 있다.
6) 본문 작성
작성기를 이용하여 본문을 직접 작성하거나 PC에 있는 문서를 본문으로 등록하여 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 본문 작성 시 등록된 양식을 참조하거나 저장 및 인쇄할 수 있는 기능도 함께 제공하여야 한다. 본문에는 하나의 문서만 등록될 수 있도록 하여야 한다.
가) 본문저장
작성기를 이용하여 작성한 본문을 저장하는 기능을 제공하여야 한다.
나) 표준기안문
작성기를 이용하여 표준기안문을 불러올 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
다) 서식 참조
개인설정 > 문서관리카드 > 공통서식설정을 통하여 기존에 저장한 서식에 대하여 문서 작성 시 참조할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
라) 캠페인 정렬
설정한 상단캠페인과 하단캠페인에 대하여 왼쪽정렬, 가운데정렬, 오른쪽정렬을 통하여 조절할 수 기능을 제공할 수 있다.
마) 내려 받기
작성한 본문을 사용자 PC로 내려 받을 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
바) (안)추가·삭제
(안)추가 버튼을 이용하여 다수의 문서를 작성할 수 있는 기능을 제공하며, (안)삭제 버튼을 이용하여 추가 된 안을 삭제할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
사) 공유 지정
작성한 문서에 대하여 여러 사용자들이 열람하여 확인할 수 있는 공유 지정 기능을 제공할 수 있다.
아) 로고/심볼
설정한 로고/심볼에 대하여 교체할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
자) 키워드
문서 작성 시 키워드를 등록할 수 있으며, 등록한 키워드로 문서등록대장에서 검색이 가능한 기능을 제공할 수 있다.
7) 붙임 등록
다양한 종류의 붙임 파일을 등록, 수정 및 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 붙임의 순서를 지정하는 기능을 제공할 수 있다.
8) 보고경로 지정
문서관리카드의 보고경로를 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 보고경로의 검토자와 각 검토자에 대한 결재요청상태를 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한 보고경로 그룹을 이용하여 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 클라우드 업무관리시스템에서는 기관 내·외부의 사용자를 지정할 수 있다.
※ 기안자, 검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란에 발의자 항목을 표시 및 관리할 수 있어야 함.
※ 보고경로상의 사용자 결재요청상태로는 ‘검토’, ‘협조’, ‘병렬협조’, ‘결재’, ‘전결’, ‘대결’, ‘전대결’, ‘공석’을 지정할 수 있어야 함.
※ 보고경로상의 검토자 또는 협조자가 부재 시에는 처리결과에 부재사유를 표시하여 다음 검토자에게 문서관리카드가 자동으로 전달될 수 있는 기능을 제공하여야 함.
9) 시행정보 등록
문서관리카드의 시행정보를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 발신기관명․발신명의 지정
문서관리카드에 표시될 발신기관명 및 발신명의를 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 공개여부 지정
문서관리카드의 공개일자를 지정하여 대국민공개로 변경할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 공개여부는 '대국민공개'․'비공개'․'부분공개'로 나뉘며, '비공개'․'부분공개'인 경우에는 비공개사유(공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 각호) 구분번호를 선택할 수 있도록 하여야 한다.(복수선택가능) (공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제18조)
'비공개'․'부분공개'를 선택한 경우에는 ‘비공개사유’를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. ‘부분공개’를 선택 시 붙임 파일별로 공개여부를 선택할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
또한, 목록(문서 제목)에 비공개 사유가 포함되는 경우에는 목록을 비공개로 볼 수 있도록 하여야 한다.
다) 수신자 지정
문서관리카드를 수신할 수신자를 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 내부 조직도와 정부디렉터리(GLDAP), 대외(행정기관 및 공공기관), 문서24 수신처, 외부(민간기관 및 민원인 등)를 수신자로 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
10) 관리정보 등록
문서관리카드의 관리정보를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 열람범위 지정
문서관리카드의 열람범위를 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 보고경로상의 검토자가 해당 문서관리카드를 열람할 수 있으며, 일반 사용자가 열람범위 및 권한에 따라 문서관리카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 열람제한 지정
문서관리카드 결재완료 전 또는 결재완료 후라도 특정 시점 이전에는 보고경로에 지정된 사용자만 문서관리카드를 열람할 수 있는 기능을 제공할 수 있 으며, ‘비공개’, ‘부분공개’ 문서에 한해서 열람제한을 직접 지정할 수 있다.
다) 지식 공유
문서 결재 완료 후 기관 내부 지식관리시스템 또는 정부통합지식관리시스템으로 문서를 전송하여 공유하거나 공유하지 않는 기능을 제공하여야 한다.
11) 문서보안 설정
문서관리카드를 열람 시 사용자의 비밀번호를 확인한 후 문서관리카드를 열람할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
12) 임시저장
문서 작성 시, 임시저장 기능 및 임시로 저장된 문서를 수정 및 보고할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
13) 재작성
기존의 문서관리카드를 이용하여 새로운 문서관리카드를 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 문서관리카드를 재작성할 경우, 기존 문서관리카드의 모든 정보가 새로이 작성되는 문서관리카드에 자동으로 입력될 수 있도록 하여야 한다.
14) 참조기안
기존의 문서관리카드의 본문을 붙임으로 하는 새로운 문서관리카드를 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
15) 문서처리
작성한 문서관리카드를 처리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 문서처리 후에 보고자 및 과제담당자의 일정관리에 문서처리와 관련한 일정 및 실적을 자동으로 등록하여 일정관리에서 해당 일정과 문서를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 단, 문서보고를 처리할 때 보고경로에 보고자 1인만 지정된 경우에는 1인결재, 1인전결, 1인대결을 선택하여 처리할 수 있도록 하여야 한다.
16) 생산등록번호 부여
문서관리카드가 최종 결재 처리될 경우에 자동으로 생산등록번호를 부여할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 종료된 문서가 문서등록대장에서 열람될 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 중단된 문서는 생산등록번호를 부여하지 않으며 문서등록대장에서도 열람되지 않아야 한다.
17) 기관내부 지식관리시스템과의 연계(선택)
기관내부 지식관리시스템의 지식분류를 지정하고, 종료 처리시 문서의 제목과 본문 및 첨부를 기관내부 지식관리시스템으로 전송할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
18) 정부통합 지식관리시스템과의 연계(선택)
정부통합지식관리시스템으로의 전송여부를 지정하고 종료 처리시 문서관리카드의 제목과 본문 및 첨부를 정부통합지식관리시스템으로 전송할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
19) 행정정보시스템과의 연계
행정정보시스템으로부터 연계된 문서를 업무관리시스템의 문서관리카드로 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 하고, 업무관리시스템의 처리 결과를 행정정보시스템으로 전송할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 전자문서연계의 경우 ”제3장 업무관리시스템과 행정정보시스템 간 문서관리카드 연계표준“을 준수하여 구현되어야 하고 전자결재연계의 경우 ”행정기관의 전자문서시스템 규격“을 준수하여 구현되어야 함.
20) 문서관리카드 공유 지정
가) 공유자 등록
문서관리카드를 공유하여 조회할 수 있는 공유자를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 보고자를 포함하여 보고경로에 있는 검토자ㆍ협조자가 공유자를 지정할 수 있어야 한다. 단 보고경로에 지정된 검토자ㆍ협조자는 공유자로 등록할 수 없다.
※ 공유자 등록을 위하여 사용자 검색기능을 제공하여야 함
나) 공유자 삭제
공유자를 등록한 사용자는 자신이 등록한 공유자에 한하여 공유자를 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 단 공유자가 문서를 열람한 경우는 공유자를 삭제할 수 없다.
다) 공유자 조회
공유자로 지정된 사용자 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
라) 공유자의 문서관리카드 조회
공유자로 지정된 사용자가 공유받은 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 공유받은 문서관리카드 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
마) 공유자 의견 등록/수정/조회
공유자로 지정된 사용자가 공유의견을 등록/수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 문서관리카드를 조회할 수 있는 사용자가 등록한 공유 의견을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나. 문서관리카드 수정
1) 문서관리카드 수정
가) 기안자
문서관리카드가 검토자/결재자의 재검토 처리로 인하여 보고자에게 회신될 경우에 문서관리카드의 문서번호를 제외한 모든 항목을 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 검토자
보고경로에 보고구분이 ‘보고’로 설정된 검토자가 도착한 문서관리카드의 제목․문서요지․본문․붙임파일․보고경로․발신기관명․발신명의․수신자․열람범위․공개여부․열람제한 등을 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 보고구분이 협조로 지정된 협조자는 문서관리카드를 수정할 수 없으며, 문서를 처리할 경우에도 의견만 개진할 수 있음
2) 제목 수정
문서관리카드의 제목을 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
3) 본문 수정 및 이력관리
보고자 및 검토자에게 전달된 문서관리카드의 본문을 작성기를 이용하여 직접 수정하거나 본문을 PC로 저장하여 수정한 후에 등록할 수 있으며, 수정이력을 관리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 문서를 수정하여 저장하면 버전 번호의 소수점 앞자리 번호가 증가하고 오탈자 수정일 경우에는 버전 번호의 소수점 뒷자리 번호가 증가하도록 하여야 한다. 또한 보고경로를 조회할 경우에 이력정보를 조회할 수 있는 기능도 제공하여야 한다.
4) 붙임 수정 및 이력관리
보고자 및 검토자에게 전달된 문서관리카드의 붙임 파일에 대하여 추가․수정․삭제할 수 있으며, 변경이력을 관리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한 변경이력을 조회할 수 있도록 하여야 한다.
5) 보고경로 수정
보고자 및 검토자에게 전달된 문서관리카드에 대하여 현재 사용자 이후의 보고경로에 검토자를 추가하거나 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 검토자의 요청상태(‘보고’, ‘협조’, ‘병렬협조’)도 수정할 수 있도록 하여야 한다.
6) 시행정보 수정
가) 발신기관명 / 발신명의 수정
문서관리카드에 표시될 발신기관명 및 발신명의를 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 공개여부 수정
문서관리카드의 공개여부를 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
다) 수신자 수정
문서관리카드를 수신할 수신자를 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
7) 관리정보 수정
가) 열람범위 수정
문서관리카드의 열람범위를 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 열람제한 수정
문서관리카드의 열람제한을 수정할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
8) 문서보안 수정
보고자 및 검토자에게 전달된 문서관리카드에 대하여 보안열람 여부를 수정할 수 있어야 한다.
9) 기관내부 지식관리시스템과의 연계 수정(선택)
지식공유 선택에 따라 기관내부 지식관리시스템으로의 전송여부 속성을 변경할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
10) 정부통합 지식관리시스템과의 연계 수정(선택)
지식공유 선택에 따라 정부통합 지식관리시스템으로의 전송여부 속성을 변경할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
다. 문서관리카드 처리
1) 문서처리에 따른 문서관리카드의 자동전송
보고자 및 검토자가 문서처리 수행 시, 문서관리카드가 보고경로를 따라 다음 검토자에게 자동으로 전달될 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한 검토자가 재검토 등 문서처리를 수행하는 경우에 문서관리카드가 보고자에게 전달되어 문서처리를 반복적으로 수행 할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
※ 부재처리 : 공석자로 지정된 검토자는 부재사유를 기재하고 다음 검토자에게 문서를 전달하여야 함.
2) 문서 처리
검토자에게 전달된 문서관리카드를 다음 검토자에게 보고할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 검토자가 도착한 문서를 열람하여 결재․중단·재검토 등 처리구분을 선택할 수 있으며, 처리의견 작성 및 파일을 첨부할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한 보고경로 조회 시, 처리의견․첨부파일을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
3) 협조승인 처리
협조자에게 전달된 문서관리카드에 대하여 협조승인 처리하여 다음 검토자에게 전달할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 협조 처리 시 협조의견 작성 및 관련 파일을 첨부할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
4) 병렬협조승인 처리
병렬협조자에게 전달된 문서관리카드에 대하여 협조승인 처리할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 모든 병렬협조자가 문서를 처리한 경우에만 다음 검토자에게 문서가 전달되도록 하여야 한다. 병렬협조 처리 시 협조의견 작성 기능을 제공하여야 한다.
5) 보류 처리
수정 중에 있는 문서관리카드를 보류하여 처리할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 보류된 문서관리카드는 수정 및 문서 처리할 수 있어야 한다.
6) 처리한 문서관리카드 회수
보고 처리한 문서관리카드에 대하여 다음 검토자 또는 결재자가 문서 처리하기 전에 회수할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
7) 1인보고 처리
보고경로에 보고자 1인만 등록하고 문서를 처리할 경우에 1인결재, 1인전결, 1인대결을 할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
8) 문서관리카드 평가(선택)
성과평가자 권한을 가진 최종 검토자가 문서관리카드 처리 시에 해당 문서관리카드에 대하여 평가할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
9) 키워드 검색(선택)
문서관리카드에 대해서 제목 및 중요한 내용을 요약한 핵심적인 단어, 문구 등 ‘키워드’를 등록하여 문서등록대장에서 ‘키워드’로 조회할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
라. 문서관리카드 삭제
결재 또는 중단으로 종료되기 전에 문서관리카드를 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 문서관리카드가 삭제되면 과제카드의 실적 및 일정정보도 함께 삭제되어야 한다.
마. 문서관리카드 조회
1) 처리할 문서
가) 결재대기함
사용자가 결재해야 할 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 결재할 문서관리카드의 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있어야 한다.
나) 발송대기함
결재가 완료된 문서(대내외시행으로 설정된 문서에 한함)는 기안자가 대내 또는 대외기관으로 발송할 수 있어야 한다.
다) 연계기안함
사용자가 행정정보시스템에서 기안한 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
라) 임시저장함
사용자가 행정정보시스템에서 기안문 작성 중 임시저장 한 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
마) 결재예정함
타 사용자가 기안한 문서의 보고경로에 사용자가 포함되어 있으나 결재 순번에 미도래 한 문서 목록을 조회 할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
바) 접수대기함(조회용)
사용자의 부서에서 접수처리 할 문서 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
사) 접수대기함
사용자의 부서에서 접수처리 할 문서 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 또한 조회된 문서의 문서관리카드 상세 조회 및 접수처리 기능을 제공하여야 한다.
아) 생산 비전자문서 검토
생산 비전자문서 등록 시 검토자 항목에 해당 사용자가 선택된 문서의 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
2) 배부할 문서
가) 배부함
문서담당자가 배부할 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 배부할 문서관리카드의 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있어야 한다.
나) 재배부함
문서담당자가 재배부할 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 재배부할 문서관리카드의 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있어야 한다.
다) 문서배부대장
배부된 문서관리카드 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
3) 접수할 문서
가) 접수대기함
문서담당자가 접수할 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 접수할 문서관리카드의 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있어야 한다.
나) 재지정함
문서담당자에게 업무담당자를 재지정 요청한 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 재지정 요청한 문서관리카드의 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있어야 한다.
다) 과제미지정함
접수된 문서관리카드 중 과제카드가 지정되지 않은 문서관리카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
4) 처리한 문서
가) 완료문서함
사용자가 기안·검토·결재 한 문서 중 문서번호가 채번된 문서관리카드를 검색·조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
나) 진행문서함
사용자가 기안·검토 한 문서 중 최종 결재처리가 되지 않은 문서관리카드를 검색·조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
다) 국정관리연계
사용자가 기안한 문서 중 국정관리시스템과 연계가 필요한 문서 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
라) 접수한 문서
접수 문서 중 사용자가 업무담당자로 지정된 문서관리카드를 검색·조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
마) 결재 문서함
생산문서 중 사용자 본인이 최종 결재한 문서 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
바) 관리자 문서함
부서장이 부서원의 기안․검토 문서 중 최종 결재된 문서관리카드를 검색․조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
5) 공유/공람
가) 받은문서
사용자가 공유ㆍ공람받은 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 공유ㆍ공람받은 문서관리카드의 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있어야 한다.
나) 지정문서
사용자가 공유ㆍ공람한 문서관리카드를 검색ㆍ조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 공유ㆍ공람한 문서관리카드의 목록을 저장ㆍ인쇄할 수 있어야 한다.
6) 문서관리카드 조회
문서관리카드 문서정보ㆍ본문을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
7) 본문 조회 및 저장
본문 파일을 조회하거나 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
8) 본문파일 이력 조회
검토자에 따른 본문 변경 이력 및 버전별 본문 파일을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
9) 붙임파일 조회 및 저장
붙임파일을 조회하거나 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
10) 붙임파일 이력조회
붙임파일의 변경이력 및 파일 내용을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
11) 전체 보고경로 조회
문서관리카드의 전체 보고경로를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
12) 문서관리카드 저장
문서관리카드를 지정된 공문서 서식으로 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
13) 문서관리카드 인쇄
문서관리카드를 지정된 공문서 서식으로 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
14) 문서관리카드 정리함(내 문서함) 저장(선택)
문서관리카드를 정리함(내 문서함) 등록할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
15) 문서관리카드 검색
문서관리카드를 제목․보고자 등으로 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
16) 행정정보연계문서 XML본문 조회
행정정보연계로 생성된 문서가 행정정보시스템의 XML본문을 가진 경우 XML본문을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
17) 최근 문서함(선택)
기관관리자가 최근 문서함을 사용으로 설정하는 경우로, 본인이 소속된 타 부서 및 타 기관의 대국민 공개로 설정된 문서에 대하여 조회 기능을 제공할 수 있으며, 대국민 공개로 생산한 문서를 열람할 수 있다.
바. 문서 발송
1) 발송
결재가 끝난 문서는 발송 대기함에서 조회할 수 있으며, 기안자가 확인을 한 후 문서에 관인(전자이미지관인, 전자관인) 또는 서명인을 날인하고, 문서에 지정한 수신자에게 문서를 보내는 기능을 제공하여야 한다.
2) 재발송
문서 전송 시 정상적으로 전송되지 않았을 경우에 전체 및 수신자별로 기안자 또는 문서담당자가 재전송하는 기능을 제공하여야 한다.
3) 문서내용의 무결성(선택)
대외문서 발송 시 전자관인 등을 이용하여 문서의 내용이 변조되지 않도록 하는 기능을 제공할 수 있으며, 전자관인을 통하여 문서를 발송한 행정기관 또는 보조기관, 보좌기관의 신원을 확인하는 기능을 제공할 수 있다.
4) 관인 및 서명
보조기관 또는 보좌기관 간에 발신하는 문서에 대해서는 전자이미지 서명 또는 전자문자서명을 표시하는 기능을 제공하여야 한다. 또한, 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제14조제③항의 단서에서 정한 “경미한 내용의 문서”를 시행할 경우에 필요시 서명생략 표시 기능을 제공하여야 한다.
5) 발송의견(선택)
문서를 발송하기 전에 발송의견을 입력하는 기능을 제공할 수 있다.
6) 팩스발송(선택)
결재 완료 후 관인 또는 서명인이 날인된 문서를 기관의 팩스시스템과 연계하여 발송할 수 있다.
※ 팩스시스템 연계 시 “업무관리시스템 FAX서버 연동 규격”을 준수함.
7) 추가발송(선택)
문서를 생산한 처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 발송할 수 있는 기능을 제공할 수 있다.
8) 별송 기능(선택)
유통되는 파일의 용량의 제약을 해소하기 위해 특정 500MB까지 대용량 별송 시스템으로 전송하고, 파일의 URL 정보를 받아서 전송용 통합파일에 HTML의 Link 정보를 포함할 수 있다.
사. 문서 접수
1) 배부․재배부․재배부요청
문서과에서 문서를 받으면 문서를 확인한 후 문서에 배부번호를 입력하여 문서배부대장에 등록하고, 해당 처리과로 보내는 기능을 제공하여야 하며, 처리과에서는 접수대기함에 있는 배부받은 문서가 그 소관에 속하지 않을 경우 문서과로 문서를 되돌려 보내는 재배부요청 기능을 제공하여야 한다. 문서과에서는 재배부요청받은 문서에 한해 처리과를 다시 선택하여 해당 처리과로 문서를 보내는 재배부 기능을 제공하여야 한다. 배부․재배부․재배부 요청 시 각각 처리의견을 입력하고, 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
2) 접수
처리과에서는 문서과에서 배부(재배부)받은 문서 또는 처리과에서 바로 수신한 문서를 확인한 후 접수의견을 입력받고, 문서에 접수일시와 접수등록번호를 부여하여 문서등록대장에 등록하는 기능을 제공하여야 한다. 이때 접수처리 내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다. 대외문서 접수시 전자관인등을 이용하여 문서의 내용이 변조되지 않도록 하는 기능을 제공하여야 한다.
3) 접수문서 경로지정․경로수정
문서를 접수 처리한 후 문서담당자는 문서를 처리하는 업무담당자(반드시 1명만 지정)를 지정하고, 해당 사용자에게 문서를 전달하는 기능을 제공하여야 한다. 업무담당자는 경로를 수정할 수 있는 기능을 제공해야 하며, 경로지정 또는 경로수정 시 해당 내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
4) 접수문서 처리
업무담당자는 문서처리 의견을 입력할 수 있고, 문서를 처리한 후 관련자에게 문서를 공유·공람하는 기능을 제공하여야 한다. 문서 처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
5) 접수문서 재지정요청
업무담당자는 문서를 확인한 후 본인의 업무가 아닐 경우, 재지정 요청 의견을 입력할 수 있고 문서담당자에게 문서를 되돌려 보내는 재지정 요청 기능을 제공해야 하며, 재지정 요청 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다. 문서담당자는 재지정 요청받은 문서를 확인하고 경로를 수정하는 기능을 제공해야 하며, 경로수정 시 수정내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
6) 접수문서 과제지정
접수문서는 접수처리 후 업무담당자가 과제(단위, 관리)를 분류 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 과제 등록 후에도 과제변경 기간에는 과제를 변경할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
7) 접수문서 보호
접수문서의 본문 및 결문 내용을 편집할 수 없도록 하는 기능을 제공하여야 한다.
8) 반송․이송
접수문서가 형식상의 흠이 있거나 배부가 잘못된 경우에 문서담당자는 문서를 접수처리하고, 업무담당자는 과제지정 및 문서를 처리한 후 문서를 반송 또는 이송할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 반송
업무담당자는 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 반송사유를 입력하고, 반송문서를 붙여 문서를 작성한 후 결재권자의 결재를 받은 다음 발신 행정기관의 장 또는 행정기관에 발송하는 기능을 제공하여야 한다. 반송처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
나) 이송
업무담당자는 접수한 문서가 다른 기관의 소관 사항인 경우에는 이송사유를 입력하고, 이송문서를 붙여 문서를 작성한 후 결재권자의 결재를 받은 다음 이를 해당 소관기관의 장 또는 소관기관으로 발송하는 기능을 제공하여야 한다. 이송은 기관내 처리과의 이송 처리 기능도 제공해야 하며, 이송 처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
9) 경유문서 처리
경유기관에서 경유문서를 접수한 때에는 문서담당자의 접수절차, 업무담당자의 과제지정 및 문서처리 절차를 거친 후 경유의견을 입력받고, 경유문서를 붙여 문서를 작성한 후 결재권자의 결재를 받은 다음 경유기관의 장의 명의로 다른 경유기관의 장 또는 최종 수신자에게 이송하는 기능을 제공하여야 한다. 경유 처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
※ 경유문서인 경우에 경유란에 "이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 1차 경유기관의 장은 ○○○, 2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○ 입니다"라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에는 "경유문서의 이송"이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다.
10) 문서이력 조회
문서의 배부, 접수 등 문서를 처리한 이력과 그 의견을 조회하는 기능을 제공하여야 한다.
11) 관리정보 등록
문서관리카드의 관리정보를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 열람범위 지정
문서관리카드의 열람범위를 지정할 수 있는 기능을 제공하여야 한다. 처리과 문서담당자 및 경로상의 사용자가 해당 문서관리카드를 열람할 수 있으며, 일반 사용자가 열람범위 및 권한에 따라 문서관리카드를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.